אני זוכרת את הפעם הראשונה שפתחו לי אקסל מול העיניים. ים של משבצות קטנות, ריקות, מאיימות. הרגשתי כמו ילדה קטנה מול לוח הכפל - מאיפה מתחילים בכלל?! עכשיו, אחרי שנים של קרבות (חלקם הפסדים מוחצים, חלקם ניצחונות קטנים ומתוקים), אני יכולה להגיד בפה מלא: אקסל לא חייב להיות מפלצת.
אבל רגע, למה בכלל שאטרח ללמד אתכם אקסל? לא מספיק קורסים דיגיטליים בחינם? התשובה היא כן, יש המון. אבל רובם מרגישים כמו הרצאה של פרופסור לפיזיקה קוונטית - טכני מדי, מרוחק מדי, וחסר את הניצוץ האנושי.
אז מה יהיה כאן? אספר לכם על כמה פורמולות פשוטות, כאלה שיצילו אתכם ממצבים מביכים במיוחד בעבודה, יחסכו לכם שעות של עבודה סיזיפית, ואולי אפילו יגרמו לכם... לחבב את האקסל? נשמע מוגזם? אולי. אבל שווה לנסות, לא?
הסוד הוא לא לדעת הכל, אלא לדעת מה לשאול.
SUMIFS - החבר הכי טוב שלכם כשצריך לסכם עם תנאים
אוקיי, תסריט: אתם צריכים לסכם את כל המכירות של מוצר מסוים באזור ספציפי. ידנית? אפשר... אבל למה לעשות לעצמכם חיים קשים?
הפורמולה SUMIFS היא כמו קוסם. היא מאפשרת לסכם טווח של מספרים, אבל רק אם מתקיימים תנאים מסוימים.
איך זה עובד? נניח שיש לכם שלושה עמודות: "מוצר", "אזור", ו"מכירות". אתם רוצים לסכם את כל המכירות של "עוגיות שוקולד צ'יפס" באזור "תל אביב".
הפורמולה תראה ככה:
=SUMIFS(C:C, A:A, "עוגיות שוקולד צ'יפס", B:B, "תל אביב")
מה קורה כאן?
-
C:C- הטווח אותו אנחנו רוצים לסכם (עמודת המכירות). -
A:A- הטווח שבו נמצא התנאי הראשון (עמודת המוצר). -
"עוגיות שוקולד צ'יפס"- התנאי הראשון (אנחנו רוצים רק את המכירות של העוגיות). -
B:B- הטווח שבו נמצא התנאי השני (עמודת האזור). -
"תל אביב"- התנאי השני (אנחנו רוצים רק את המכירות בתל אביב).
רגע, למה בכלל צריך את זה? תחשבו על זה - במקום לעבור שורה שורה ולסמן, הפורמולה עושה את העבודה בשבילכם תוך שניות.
VLOOKUP - למצוא מחט בערימת שחת (או לפחות מספר טלפון ברשימה ענקית)
כולנו היינו שם: צריכים למצוא מידע ספציפי בתוך רשימה עצומה. במקום לגלול לנצח, אפשר להשתמש ב-VLOOKUP.
הפורמולה הזו מאפשרת לחפש ערך מסוים בעמודה אחת, ולהחזיר ערך תואם מעמודה אחרת. לדוגמה, אם יש לכם רשימה של שמות לקוחות ומספרי טלפון, תוכלו למצוא את מספר הטלפון של לקוח מסוים על ידי חיפוש השם שלו.
הפורמולה נראית קצת מאיימת בהתחלה:
=VLOOKUP(A2, D:E, 2, FALSE)
מה זה אומר?
-
A2- הערך שאנחנו מחפשים (לדוגמה, שם הלקוח). -
D:E- הטווח שבו אנחנו מחפשים (עמודת השמות ועמודת מספרי הטלפון). -
2- מספר העמודה שממנה אנחנו רוצים להחזיר את הערך (עמודת מספרי הטלפון היא העמודה השנייה בטווח). -
FALSE- אומר שאנחנו רוצים התאמה מדויקת (לא קירוב).
תובנה מפתיעה: VLOOKUP לא חייב להיות רק למספרים וטקסטים. אפשר להשתמש בו כדי לחפש תמונות, קישורים לאתרים, או כל מידע אחר שמאוחסן באקסל.
IFERROR - להסתיר את הטעויות (באלגנטיות)
אין דבר יותר מעצבן מתא מלא ב-#N/A, #DIV/0!, או כל הודעת שגיאה אחרת שמקלקלת את כל הטבלה.
הפורמולה IFERROR פשוטה אך גאונית. היא מאפשרת להחליף את הודעות השגיאה בערך אחר, כמו 0, טקסט ריק ("") או כל דבר אחר שנראה טוב יותר.
לדוגמה:
=IFERROR(A1/B1, "אירעה שגיאה")
הפורמולה הזו תחלק את הערך בתא A1 בערך בתא B1. אם תתרחש שגיאה (לדוגמה, אם B1 ריק), היא תחזיר את הטקסט "אירעה שגיאה".
הטעות הנפוצה: לחשוב ש-IFERROR הוא "קיצור דרך". הוא לא. הוא כלי אלגנטי להתמודד עם שגיאות צפויות, לא תחליף לבדיקה יסודית של הנתונים.
COUNTIF/COUNTIFS - לספור דברים (ולדעת מה קורה באמת)
רוצים לדעת כמה פעמים מופיע ערך מסוים בעמודה? כמה לקוחות חדשים הצטרפו החודש? COUNTIF ו-COUNTIFS באים לעזרה.
COUNTIF סופרת כמה תאים בטווח מסוים עומדים בתנאי מסוים. COUNTIFS עושה את אותו הדבר, אבל עם כמה תנאים.
לדוגמה:
=COUNTIF(A:A, "דחוף") - סופר כמה פעמים המילה "דחוף" מופיעה בעמודה A.
=COUNTIFS(A:A, "דחוף", B:B, "היום") - סופר כמה פעמים המילה "דחוף" מופיעה בעמודה A, וגם המילה "היום" מופיעה בעמודה B, באותה שורה.
נקודה למחשבה: אפשר להשתמש ב-COUNTIF/COUNTIFS כדי לזהות מגמות, אנומליות, או בעיות בנתונים. זה כלי חזק מאוד לניתוח מידע.
אז מה הלאה?
אקסל הוא כלי מדהים, אבל גם מורכב. אל תנסו ללמוד הכל ביום אחד. התחילו עם הפורמולות האלה, תתנסו, תטעו, ותלמדו מהטעויות.
ואם אתם מרגישים תקועים, תזכרו: גוגל הוא החבר הכי טוב שלכם. פשוט תשאלו אותו את השאלה, ותמצאו תשובה.
אני מזמינה אתכם לשתף בתגובות: איזו פורמולה באקסל הצילה אתכם פעם? ואילו פורמולות אתם עדיין מפחדים להתקרב אליהן? יחד, נהפוך את האקסל ממפלצת לידיד. מבטיחה.
