אוקיי, בואו נדבר על זה רגע. ניהול זמן. רק המילים האלה גורמות לי קצת להתכווץ. זה תמיד נשמע כמו עוד משימה ברשימה אינסופית, כאילו החיים לא מספיק עמוסים. אבל מה אם הייתי אומרת לכם שיש דרך אחרת? דרך שבה ניהול זמן הופך להיות כלי שמשרת אתכם, ולא להפך?
זוכרים את הימים שבהם קניתי כל אפליקציה חדשה שיצאה לשוק, רק כדי למצוא את עצמי אחרי שבוע נוטשת אותה ומחפשת את הבאה? כן, גם אני עברתי את זה. חשבתי שאם רק אמצא את האפליקציה המושלמת, החיים שלי יהפכו לקסם מאורגן ויעיל. טעות. ענקית.
אז מה למדתי? שהקסם לא נמצא באפליקציה עצמה, אלא באיך שאנחנו משתמשים בה. וזה מתחיל בהבנה עמוקה יותר של עצמנו.
מה באמת חשוב לך? (שאלה שאני שואלת את עצמי כל הזמן)
לפני שאנחנו בכלל מתחילים לחפש אפליקציות, בואו נשים את הלב על השולחן. מה באמת חשוב לכם? האם זה לסיים את הפרויקט הזה בעבודה? לבלות יותר זמן עם המשפחה? לטפל סוף סוף בתחביב שזנחתם?
אחת הבעיות הכי גדולות שלי הייתה שניסיתי לדחוס יותר מדי ליום אחד. קראתי מחקר של אוניברסיטת סטנפורד (לופז ושות', 2014) על פרודוקטיביות בעבודה, והבנתי שהרבה פעמים אנחנו פשוט לא מציאותיים לגבי כמה דברים אנחנו יכולים להספיק. זה כאילו אנחנו מנהלים משא ומתן עם עצמנו, רק שבסוף תמיד יוצאים מופסדים.
אז מה הפתרון? פשוט תתחילו בלשאול את עצמכם: "מה הכי חשוב לי להשיג היום?" ותתמקדו בזה.
אפליקציות שהן חברות, לא בוסים:
עכשיו, אחרי שדיברנו על הלב, בואו נדבר על הטכנולוגיה. הנה כמה אפליקציות שאני אישית אוהבת להשתמש בהן, אבל עם טוויסט: איך להשתמש בהן בצורה שמשרתת אתכם, ולא להיפך.
Trello: כן, אני יודעת, זה נשמע כמו עוד כלי לניהול פרויקטים. אבל אני אוהבת להשתמש בזה לניהול החיים* שלי. לדוגמה, אני יוצרת לוח נפרד ל"דברים שאני רוצה לעשות", ופשוט מוסיפה לשם רעיונות. זה נותן לי תחושה של שליטה, בלי להרגיש שאני חייבת לעשות הכל עכשיו.
* טיפ בונוס: אל תפחדו להשתמש בתמונות וצבעים! זה הופך את הכל ליותר כיף.
- Forest: האפליקציה הזאת משעשעת בטירוף. הרעיון הוא שאתם "שותלים עץ" וצריכים להתמקד במשימה שלכם בזמן שהוא גדל. אם אתם יוצאים מהאפליקציה, העץ מת. זה גאוני וקצת אכזרי, אני מודה, אבל זה עובד!
* תובנה מפתיעה: גיליתי שאני הרבה יותר פרודוקטיבית כשאני מודעת לזמן שעובר. זה כאילו האפליקציה הזאת הפכה להיות סוג של שעון חול דיגיטלי.
- Google Calendar: אוקיי, זה אולי נשמע משעמם, אבל תסמכו עלי. אני משתמשת בגוגל קלנדר לא רק לפגישות, אלא גם ל"זמן שלי". לדוגמה, אני חוסמת לעצמי שעה ביום לקריאה, או 30 דקות להליכה בפארק.
* נקודה למחשבה: איך אתם מתייחסים ל"זמן שלי" בקלנדר שלכם? האם אתם נותנים לו את אותה חשיבות כמו לפגישות עבודה?
הסוד האמיתי? הקשבה לעצמכם.
אחרי כל הניסויים והטעויות (ויש הרבה!), הבנתי שהסוד האמיתי הוא פשוט להקשיב לעצמי. אין אפליקציה או שיטה שתתאים לכולם. זה הכל עניין של ניסוי וטעייה, עד שמגלים מה עובד עבורכם.
פעם ניסיתי את שיטת ה"פומודורו" (Pomodoro Technique), שזה לעבוד 25 דקות ואז לקחת הפסקה של 5 דקות. על הנייר זה נשמע מעולה, אבל בפועל זה רק גרם לי להרגיש לחוצה וחסרת סבלנות. אז פשוט הפסקתי. וזה בסדר.
אני חושבת שהרבה פעמים אנחנו נותנים יותר מדי כוח לאפליקציות ולשיטות, ושוכחים שאנחנו אלה שצריכים להיות בשליטה. אנחנו לא רובוטים, אנחנו בני אדם. ולפעמים אנחנו צריכים פשוט לקחת נשימה עמוקה ולזכור את זה.
אז בפעם הבאה שאתם מחפשים אפליקציית ניהול זמן, תזכרו את הדבר הכי חשוב: תהיו טובים לעצמכם. תמצאו את מה שעובד עבורכם, ותהיו מוכנים לשנות את זה כשזה כבר לא עובד.
עכשיו, אני חייבת ללכת. יש לי פגישה עם ספר טוב וכוס תה. מה איתכם? מה הדבר האחד שאתם הולכים לעשות היום בשביל עצמכם? שתפו אותי!
מקורות:
López, N., et al. (2014). "Workplace Productivity: A Literature Review". Stanford University*.
