אוקיי, בואו נהיה כנים רגע. כמה מכם פתחו עכשיו את תיקיית ההורדות שלהם והרגישו גל קל של חרדה? כן, גם אני. זה כמו לפתוח מגירה עמוסה בבלאגן שפשוט ממשיך להצטבר. אתם יודעים, זו שדוחפים אליה דברים כדי להתמודד איתם אחר כך, ואז שוכחים מקיומם?
אני זוכרת את הפעם הראשונה שהבנתי שיש לי בעיה רצינית עם תיקיית ההורדות שלי. חיפשתי נואשות מצגת חשובה לעבודה, וגללתי וגללתי... מצאתי שם הכל, חוץ ממה שחיפשתי. תמונות חתולים מ-2012, חוברות הדרכה לפוטושופ שמעולם לא פתחתי, קובץ "משהו חשוב.doc" שאין לי מושג מה הוא מכיל. בקיצור – כאוס מוחלט.
אז נשבעתי לעצמי: "זהו, נעמה, מספיק!". אבל איך עושים את זה? כלומר, באמת? הרי אנחנו עסוקים, יש לנו חיים, מי בכלל מוצא זמן להתעסק עם תיקייה וירטואלית שמכילה בעיקר דברים שאנחנו אפילו לא זוכרים שהורדנו?
אז התחלתי לחקור. קראתי מאמרים על ארגון קבצים, צפיתי בסרטוני יוטיוב על פרודוקטיביות, ניסיתי אינספור שיטות – ורובם לא עבדו. או יותר נכון, עבדו לשבוע, ואז התיקייה שלי חזרה לסורה.
"למה זה תמיד קורה לי?", תהיתי.
ואז הבנתי משהו חשוב: ארגון הוא לא רק שאלה של כלים ושיטות, אלא גם שאלה של מיינדסט. זה לא מספיק לדעת איך ליצור תיקיות ולתייג קבצים – צריך להבין למה אנחנו בכלל עושים את זה, ואיך זה משרת אותנו.
אני חייבת להודות, שאבתי השראה ממקור קצת מוזר: הספר "סדר וניקיון עושי חיים מאושרים" של מארי קונדו. אני יודעת, זה אולי נשמע קצת מוגזם לדבר על ניצוץ של שמחה בהקשר של קבצים, אבל האמת היא שקונדו צודקת – לסדר פיזי ודיגיטלי יש השפעה עצומה על הרווחה הנפשית שלנו. (כן, קראתי את הספר הזה כדי ללמוד איך לסדר את תיקיית ההורדות שלי, אבל היי, מה אכפת לכם?).
לפני שנצלול לטכניקות, אני רוצה שתשאלו את עצמכם שאלה אחת פשוטה: למה בכלל חשוב לי לסדר את תיקיית ההורדות?
התשובה שלכם היא המצפן שלכם. היא תעזור לכם להישאר ממוקדים ומוטיבציה גם כשיהיה קשה. אולי אתם רוצים לחסוך זמן בחיפושים, אולי אתם רוצים להרגיש יותר שליטה על החיים שלכם, אולי אתם פשוט רוצים להפסיק להרגיש רע בכל פעם שאתם פותחים את התיקייה הזאת. לא משנה מה הסיבה, תזכרו אותה.
אז, אחרי שחפרתי לעומק, הנה מה שלמדתי, מגובה במידע מקצועי ובכישלונות אישיים:
1. הכלל הראשון והחשוב ביותר: אפס תיקיית הורדות.
כן, שמעתם נכון. המטרה היא להגיע למצב שבו תיקיית ההורדות שלכם ריקה בסוף כל יום. זה אולי נשמע בלתי אפשרי, אבל תאמינו לי, זה אפשרי, וזה משנה את הכל.
איך עושים את זה? פשוט:
- כל קובץ שמורידים – מיד מטפלים בו. זה אומר או למחוק אותו, או להעביר אותו לתיקייה המתאימה (תמונות, מסמכים, מוזיקה וכו').
- אם אין לכם זמן לטפל בקובץ מיד – תנו לו תאריך תפוגה. לדוגמה, אם הורדתם מאמר מעניין שאתם רוצים לקרוא, שימו אותו בתיקייה זמנית וקבעו לעצמכם תזכורת לקרוא אותו תוך שבוע. אם לא קראתם אותו – תמחקו אותו.
אני יודעת, זה דורש משמעת עצמית. אבל תחשבו על זה ככה: זה כמו לשטוף כלים אחרי כל ארוחה במקום לתת להם להצטבר בכיור. זה הרבה יותר קל לנהל כמויות קטנות של בלאגן מאשר להתמודד עם הר שלם.
לפי מחקר של אוניברסיטת קליפורניה, אנשים שמבצעים מולטי-טסקינג סובלים מירידה משמעותית ביעילות שלהם. (למקור: Gloria Mark, Daniela Gudith, Ulrich Klocke, "The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress," Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, 2008). ומה זה אם לא מולטי-טסקינג כשאתם משאירים קבצים בתיקיית ההורדות שלכם? אתם בעצם אומרים לעצמכם: "אני אטפל בזה אחר כך", אבל אחר כך אף פעם לא מגיע.
2. תיקיות זה החיים. (באמת).
תיקיות מאורגנות הן כמו ארונות בגדים מסודרים – הן עוזרות לכם למצוא את מה שאתם צריכים בלי להתאמץ.
אז איך יוצרים מערכת תיקיות טובה? הנה כמה טיפים:
- תתחילו בגדול. צרו תיקיות ראשיות לפי קטגוריות רחבות (עבודה, לימודים, פרויקטים אישיים וכו').
- אחר כך תתמקדו. בתוך כל תיקייה ראשית, צרו תיקיות משנה לפי נושאים ספציפיים.
- תחשבו כמו גוגל. תבחרו שמות תיקיות שקל לכם לזכור ולחפש.
אני חייבת להודות, לקח לי זמן להבין את החשיבות של שמות תיקיות ברורים. פעם קראתי לתיקייה של הפרויקט שלי בעבודה "דברים חשובים", וניחשתם נכון – אחרי שבוע כבר לא זכרתי מה בדיוק היה שם.
3. שמות קבצים: אמנות בפני עצמה.
שמות קבצים גרועים הם כמו רמזורים מקולקלים – הם גורמים לבלבול ותאונות. תחשבו על זה ככה: אתם רוצים למצוא קובץ מסוים תוך שניות, לא לבלות חצי שעה בפענוח שמות קבצים מסתוריים.
הנה כמה כללים לשמות קבצים טובים:
- תמיד תשתמשו בשם תיאורי. "מצגת שיווקית רבעון 3" עדיף בהרבה על "מצגת 1".
- תכללו תאריך. זה עוזר לכם לדעת מתי הקובץ נוצר, וגם מאפשר לכם למצוא גרסאות ישנות יותר.
- תשתמשו בפורמט אחיד. לדוגמה, "YYYY-MM-DD - שם הקובץ".
4. אוטומציה היא החברה הכי טובה שלכם.
יש המון כלים שיכולים לעזור לכם לארגן את תיקיית ההורדות שלכם באופן אוטומטי. אחד מהם הוא Hazel למק או Folder Actions. הכלים האלה מאפשרים לכם ליצור חוקים שאומרים למחשב מה לעשות עם קבצים מסוימים (לדוגמה, להעביר את כל קבצי ה-PDF לתיקייה בשם "מסמכים").
לדוגמה, פעם הייתי מבזבזת המון זמן על מיון תמונות שצילמתי בטלפון שלי. ואז גיליתי שאפשר להגדיר את Dropbox להעלות את התמונות אוטומטית לתיקייה מסוימת במחשב שלי, ולסדר אותן לפי תאריך. פתאום, הכל הפך להרבה יותר קל.
5. שינוי הרגלים זה מסע, לא יעד.
אל תצפו שהתיקייה שלכם תהפוך להיות מושלמת בן לילה. זה לוקח זמן, וזה דורש מאמץ. אבל תזכרו למה התחלתם, ותהיו סבלניים עם עצמכם.
אני יודעת שאני לא תמיד מצליחה לשמור על תיקיית ההורדות שלי ריקה. לפעמים אני פשוט עסוקה מדי, ולפעמים אני פשוט שוכחת. אבל אני תמיד חוזרת למסלול, ומנסה לעשות קצת יותר טוב ממה שעשיתי אתמול.
ולסיום, שאלה שמטרידה אותי: איך תיקיית ההורדות שלכם משפיעה על רמת הסטרס שלכם? שתפו אותי!
