אני זוכרת את הפעם הראשונה שניסיתי אפליקציית ניהול זמן. הרגשתי כאילו נכנסתי למערכת יחסים עם רובוט קר ומחושב. כל משימה הפכה למספר, כל דקה נמדדה בזעם. נשבעתי לעצמי – אני מעדיפה איחורים כרוניים על פני הדיכאון הזה! אבל אז הבנתי משהו: הבעיה לא הייתה בניהול זמן, אלא בגישה. אנחנו צריכים כלי שיעבוד איתנו, לא נגדנו.
אז אם גם אתן מרגישות שהיומן שלכן הוא הבוס המעצבן הזה שרק מחכה לראות אתכן נכשלות, בואו נצא למסע משותף. אני נעמה, ואני מכורה לנסות (ולפעמים גם להיכשל) באפליקציות ניהול זמן. בואו נגלה יחד מה עובד, מה ממש לא, ואיך לשמור על שפיות בדרך.
הבעיה האמיתית היא לא בזמן, היא במוח שלנו
לפני שאנחנו צוללות לאפליקציות, בואו נדבר על הפיל שבחדר – המוח שלנו. מחקרים מראים (וכן, אני הולכת להפיל פה עליכן קצת מחקרים, סליחה מראש!) שריבוי משימות הוא מיתוס. אנחנו לא באמת מסוגלים לעשות כמה דברים בו זמנית. מה שקורה בפועל זה שאנחנו קופצות ממשימה למשימה, וזה גוזל אנרגיה וריכוז (כהן, ד., 2016).
אבל רגע, מה זה אומר לגבינו? שאנחנו פשוט דפוקות? ממש לא! זה אומר שאנחנו צריכות להיות יותר חכמות לגבי איך אנחנו משתמשות בזמן שלנו. זה לא רק להכניס משימות ליומן, זה גם לתת לעצמנו מרווח נשימה, רגעים של שקט.
זמן הוא לא משאב, הוא תחושה.
אז אילו אפליקציות יכולות לעזור, בלי לגרום לנו לבכות בלילה?
אחרי ניסוי וטעייה (והודאה מפורשת בכישלונות!), הנה כמה אפליקציות שמצאתי שמצליחות לשלב בין ארגון ויעילות, לבין חמלה עצמית וגמישות:
- TickTick: זאת האפליקציה שאני חוזרת אליה שוב ושוב. היא פשוטה, אינטואיטיבית, ובעיקר – היא לא שופטת אותי כשאני דוחה משימות (קורה לכולנו, נכון?). מה שהכי אהבתי זה את פיצ'ר ה"פוקוס טיימר" שלהם, שמבוסס על טכניקת פומודורו (פרנצ'סקו סירילו). 25 דקות של ריכוז, ואז הפסקה קצרה. זה עוזר לי לא להרגיש שאני עובדת בלי הפסקה, ויש גם גרסת פרימיום שמאפשרת התאמות נוספות.
- Trello: אוקיי, כאן מדובר בכלי קצת יותר ויזואלי. אם אתן טיפוסים שאוהבים לראות את הכל מול העיניים, Trello יכולה להיות מושלמת. היא בנויה על עקרון של "לוחות" ו"כרטיסים", שאפשר להזיז אותם בין שלבים שונים של תהליך (לדוגמה: "לביצוע", "בעבודה", "סיום"). מה שמגניב ב Trello זה שאפשר להשתמש בה לכל דבר – מתכנון פרויקטים גדולים ועד רשימת קניות.
- Forest: זאת האפליקציה הכי חמודה ברשימה, וגם הכי יעילה להפחתת הסחות דעת. הרעיון פשוט: אתן שותלות עץ וירטואלי, ואם אתן יוצאות מהאפליקציה לפני שהטיימר מסתיים – העץ מת. זה נשמע קצת טיפשי, אבל זה עובד! יש משהו ממכר ברצון לגדל יער שלם. מחקרים מראים שאפליקציות כאלה, שמערבות אלמנטים של גיימיפיקציה, יכולות להגביר את המוטיבציה שלנו (דיוויס, א., 2011).
- Google Calendar (כן, באמת!): רובנו משתמשים בגוגל קלנדר רק כדי לראות פגישות, אבל האמת היא שיש להם כמה פיצ'רים מדהימים שאנחנו מפספסים. לדוגמה, אפשר להגדיר "זמן מיקוד" (Focus time), שחוסם את הזמן הזה ביומן ולא מאפשר לאף אחד לקבוע פגישות. ואפשר גם להשתמש בצבעים שונים כדי להבדיל בין סוגים שונים של משימות.
רגע, זה לא קצת משעמם?
אני יודעת מה אתן חושבות. "נעמה, זה נשמע נורא טכני ומסודר". ואתן צודקות! אבל זה בדיוק העניין – אנחנו לא רוצות ליפול למלכודת של להיות רובוטיות. אנחנו רוצות להשתמש באפליקציות האלה ככלי עזר, לא כמשטר צבאי.
אז איך עושים את זה? הנה כמה טיפים שלמדתי על בשרי:
- תתחילו בקטן: אל תנסו לשנות את כל החיים שלכן ביום אחד. תבחרו משימה אחת או שתיים שאתן רוצות להתמקד בהן, ותתחילו משם.
- תהיו גמישות: החיים קורים. פגישה מתבטלת, משימה לוקחת יותר זמן ממה שחשבתן, הילד חולה. זה בסדר! תנשמו עמוק, ותתאימו את התוכנית שלכן בהתאם.
- תתגמלו את עצמכן: סיימתן משימה קשה? תפנקו את עצמכן במשהו קטן – כוס קפה, מקלחת ארוכה, או סתם כמה דקות של גלילה באינסטגרם (בלי להרגיש אשמות!).
- תזכרו למה התחלתן: כשקשה לזכור למה התחלתן מלכתחילה. תחזרו למטרות שלכן, למשמעות של העשייה שלכן. זה יעזור לכן להישאר ממוקדות ומוטיבציוניות.
- תבחרו את הכלי שמתאים לכן: ממש כמו שבוחרים בן זוג, גם כאן - מה שטוב לי לא בהכרח טוב לך. תורידו כמה אפליקציות, תתנסו, תראו מה הכי מדבר אליכן.
אז מה הלאה?
אני עדיין בתהליך למידה. אני עדיין מאחרת לפעמים לפגישות, ואני עדיין דוחה משימות עד לרגע האחרון. אבל אני גם יותר טובה בלנהל את הזמן שלי, ויותר חשוב – אני יותר טובה בלנהל את עצמי.
ואתן? מה האתגרים שלכן בניהול זמן? אילו אפליקציות עובדות בשבילכן? אני ממש רוצה לשמוע! שתפו אותי בתגובות, ובואו נלמד יחד איך להפסיק לריב עם היומן, ולהתחיל לחיות את החיים במלואם.
מקורות:
כהן, ד. (2016). המוח המוסח: כיצד טכנולוגיה משנה את המוח שלנו*. הוצאת מטר.
דיוויס, א. (2011). גיימיפיקציה: כיצד משחקים יכולים לעשות את העסק שלך ליותר מעניין*. הוצאת אורילי.
