אוקיי, בואו נדבר תכל'ס. ניהול משימות. רק המילה הזו גורמת לי לרצות לפתוח נטפליקס ולברוח לאיזה ריאליטי הזוי. אבל האמת היא, שכשזה עובד, זה פשוט... משחרר.
אז אחרי שנים של ניסוי וטעייה (הרבה יותר טעייה, אם להיות כנה), מצאתי כמה דברים שעובדים לי. וחשבתי לשתף, בתקווה שזה יחסוך לכם כמה כאבי ראש.
למה התבניות הקלאסיות לא עובדות תמיד?
תראו, קראתי את כל המדריכים. קראתי על מטריצת אייזנהאואר, על טכניקת פומודורו, על גאנטים מטורפים. הכל נשמע הגיוני בתיאוריה, אבל בפועל? אני? מול רשימת משימות אינסופית? פשוט קפאתי.
ואז הבנתי משהו: רוב התבניות האלו מניחות שאנחנו רובוטים חסרי רגשות. שהמוטיבציה שלנו יציבה. שהסביבה שלנו סטטית. אבל היי, אנחנו בני אדם! אנחנו מושפעים ממזג האוויר, ממצב הרוח, מהקפה של הבוקר (או חוסר הקפה).
אז איך בכל זאת מצליחים לעשות דברים בלי לאבד את השפיות?
התבניות שמדברות אלי (ואולי גם אליכם):
- "המשימה האחת" (והקטנה!): לקוח מהספר "The One Thing" של גארי קלר וג'יי פאפאזן. הרעיון? במקום לנסות לטפל בהכל בבת אחת, מתמקדים בדבר האחד הכי חשוב. אבל הטוויסט שלי? הדבר הזה חייב להיות קטן ובר השגה. לדוגמה, במקום "לכתוב פוסט לבלוג", אני כותבת "לכתוב פסקה אחת לפוסט לבלוג". זה נשמע טיפשי, נכון? אבל זה עובד! כי ברגע שהתחלתי, הרבה יותר קל להמשיך. כמו כדור שלג קטן שהופך למפולת (קטנה, כן?).
* מקור מפתיע: הספר הזה גרם לי לחשוב מחדש על איך שאני ניגשת למשימות. הוא ממש כמו מדיטציה למוח העסוק שלנו.
* נקודת מבט אחרת: התמקדות בדבר אחד היא לא בריחה מאחריות, אלא הדרך האפקטיבית ביותר להשיג אותה. זה פשוט מפחיד להודות בפני עצמנו שאי אפשר לעשות הכל בבת אחת.
- "טקס הבוקר": אוקיי, אני יודעת, זה נשמע כמו משהו מאינסטגרם. אבל תקשיבו לי רגע. הטקס שלי לא כולל יוגה על חוף הים או שייק ירוק (למרות שזה נשמע נחמד). זה פשוט עניין של 15 דקות בבוקר שבהן אני כותבת לעצמי 3 דברים שאני מצפה שיקרו היום. לא משימות, אלא ציפיות. "אני מצפה שאני אצחק היום", "אני מצפה שאני אעשה משהו שיגרום לי להרגיש גאה". למה זה עובד? כי זה מכניס אותי למיינדסט חיובי. זה כמו לתכנת את עצמי להצלחה.
* התנסות אישית: הייתי סקפטית בהתחלה, אבל אחרי שבוע התחלתי להרגיש הבדל עצום. פתאום שמתי לב לדברים הטובים שקורים לי במהלך היום, במקום להתמקד רק בבעיות.
* המורכבות: זה דורש משמעת עצמית וקצת פיוס עם הצד הציני שבנו, אבל שווה את זה.
- "שיטת 5 הדקות": יש משימות שאני פשוט לא מסוגלת להתחיל. הן נראות לי גדולות מדי, מפחידות מדי, משעממות מדי. אז מה אני עושה? אני אומרת לעצמי שאני אעבוד על זה רק 5 דקות. רק 5 דקות! זה הכל! והקסם? רוב הפעמים, אחרי 5 דקות, אני כבר בפנים. כבר התחלתי. כבר יש מומנטום.
* מקור מקצועי: טכניקה זו מזכירה קצת את גישת "התחלה קטנה" מעולם ה-Agile, רק בלי כל הז'רגון המסובך.
* הפתעה: גיליתי שהרבה פעמים הפחד מפני המשימה גרוע יותר מהמשימה עצמה.
- תבנית "היום בלי": (קרדיט לאישתי שהיא סופרוומן) פעם בשבוע אני מכריזה על יום שבו אני לא עושה X. לדוגמא, "יום בלי מיילים", "יום בלי רשתות חברתיות", "יום בלי מטלות בית". זה מאפשר לי להתנתק, לנשום, ולהתמקד בדברים שבאמת חשובים לי. וכן, זה בסדר גמור גם לא לעשות כלום!
* תובנה מפתיעה: דווקא הוויתור הזה מאפשר לי לחזור לשבוע העבודה עם אנרגיות מחודשות ופרספקטיבה רעננה. מי היה מאמין?
למה חשוב להתאים את התבנית אלינו?
אז הנה הקטע: אין תבנית אחת שמתאימה לכולם. מה שעובד בשבילי, אולי לא יעבוד בשבילכם. וזה בסדר גמור! המטרה היא לא למצוא את התבנית המושלמת, אלא למצוא את התבנית שעוזרת לנו להיות יותר פרודוקטיביים, ויותר מאושרים.
אני למדתי שהגמישות הזו קריטית. אם תבנית מסויימת לא עובדת לי, אני לא מתביישת לזנוח אותה ולנסות משהו אחר.
אז קחו את התבניות האלו בתור נקודת התחלה. תנסו, תשנו, תשפרו. ותזכרו: ניהול משימות אמור לשרת אותנו, לא להיפך.
ואתם? אילו תבניות ניהול משימות עובדות לכם? ספרו לי בתגובות! אולי נלמד משהו חדש אחת מהשנייה.
