אוקיי, בואו נדבר על גוגל דרייב. כן, אני יודעת, חשבתם שזה עוד אחד מהכלים האלה של גוגל שנועדו לעשות לנו את החיים "יעילים" יותר, אבל בפועל רק מוסיפים עוד שכבת סיבוך. האמנם?
אני מודה, גם אני הייתי סקפטית. זוכרת את הפעם הראשונה ששמעתי על זה? מישהו אמר לי משהו על "אחסון בענן" ו"שיתוף קבצים" והעיניים שלי כמעט נעצמו. אבל אז, קרה משהו. מחשב הנייד שלי החליט שהוא מסרב לשתף פעולה באמצע פרויקט חשוב. כל העבודה שלי, כל התמונות, הכל היה שם… או לפחות, חשבתי שהכל שם.
זה היה רגע מכונן. רגע שגרם לי להבין שגיבוי על דיסק חיצוני כבר לא מספיק. גיבוי בענן? זה כבר משהו אחר. זה לא רק אחסון, זה שקט נפשי.
אז, מה תלמדו פה? לא רק איך להעלות קבצים. אני רוצה לחלוק איתכם את הלמה ולא רק האיך. איך גוגל דרייב יכול לשנות את הדרך שבה אתם עובדים, משתפים, ובעיקר – איך הוא יכול להציל אתכם ממצבים מלחיצים.
למה בכלל להשתמש בגוגל דרייב? (מעבר ל"זה בחינם")
נתחיל מהבסיס. גוגל דרייב זה בעצם כונן קשיח וירטואלי שאפשר לגשת אליו מכל מקום עם חיבור לאינטרנט. (מקור: אתר התמיכה של גוגל דרייב). אבל הוא הרבה יותר מזה.
שיתוף פעולה בזמן אמת: זה כלי מדהים לעבודה משותפת. תחשבו על זה – כמה פעמים העברתם גרסאות שונות של אותו מסמך בוורד במייל? "גרסה סופית", "גרסה סופית סופית", "גרסה סופית סופית סופית!!!". כאב ראש, נכון? בגוגל דרייב, כולם עובדים על אותו מסמך באותו הזמן*. רואים את השינויים של כולם בלייב. זה פשוט מציל חיים.
- גיבוי אוטומטי: כמו שאמרתי, הטראומה עם המחשב הנייד המת לימדה אותי לקח. גוגל דרייב מגבה את הקבצים שלכם באופן אוטומטי. ואם, חס וחלילה, קורה משהו למחשב שלכם, אתם יכולים פשוט להתחבר לגוגל דרייב ממחשב אחר ולהוריד את כל הקבצים שלכם. כאילו כלום לא קרה.
- גישה מכל מקום: פעם הייתי חייבת לסחוב איתי דיסק און קי לכל מקום. עכשיו? אני פשוט פותחת את גוגל דרייב בטלפון שלי או במחשב של חברה שלי ובום – כל הקבצים שלי שם. נוח, פשוט, יעיל.
אבל יש גם חסרונות, בואו נהיה כנים
אף כלי הוא לא מושלם, וגוגל דרייב לא יוצא דופן. הנה כמה דברים שחשוב להיות מודעים אליהם:
- תלות באינטרנט: ברור, נכון? אבל עדיין חשוב לזכור. אם אין לכם אינטרנט, אין לכם גישה לקבצים שלכם. יש אפשרות להגדיר גישה אופליין לחלק מהקבצים, אבל זה לא תמיד נוח.
- פרטיות: גוגל היא חברה ענקית שאוספת עלינו המון מידע. (מקור: מדיניות הפרטיות של גוגל). אם אתם רגישים לפרטיות, כדאי לשקול להשתמש בכלי אחר. או לפחות, להיות מודעים לסוג המידע שאתם מאחסנים בגוגל דרייב.
- נפח אחסון מוגבל: גוגל נותנת נפח אחסון בחינם, אבל הוא מוגבל. אם אתם צריכים יותר מקום, תצטרכו לשלם. אבל האמת? החבילות בתשלום שלהם די משתלמות.
טיפים וטריקים שישדרגו לכם את השימוש בגוגל דרייב
עכשיו לחלק הכיפי! הנה כמה טיפים וטריקים שאני למדתי בדרך הקשה שיעזרו לכם להפוך לגוגל דרייב פרו:
ארגון תיקיות: אל תהיו כמוני בהתחלה. תתחילו לארגן את הקבצים שלכם בתיקיות מיד*. תאמינו לי, זה יחסוך לכם המון זמן וכאב ראש בהמשך. תחשבו על איך אתם מארגנים את התיקיות במחשב שלכם ותעתיקו את זה לגוגל דרייב.
- שיתוף חכם: כשאתם משתפים תיקייה או קובץ, תשימו לב לאיזה הרשאות אתם נותנים. אתם רוצים שאנשים יוכלו רק לצפות? לערוך? להגיב? תבחרו נכון. טעות נפוצה היא לתת הרשאות עריכה לכולם, ואז פתאום מגלים שמישהו מחק משהו בטעות.
- חיפוש מתקדם: גוגל דרייב מצוין בחיפוש. אבל אתם יכולים להפוך אותו אפילו ליותר טוב על ידי שימוש באופציות חיפוש מתקדמות. למשל, אתם יכולים לחפש קבצים לפי סוג, תאריך, או אפילו לפי מילים ספציפיות בתוך הקובץ.
- גוגל דוקס, שיטס, וסליידס: אלו הכלים המקבילים של גוגל לוורד, אקסל, ופאוורפוינט. הם עובדים מעולה בתוך גוגל דרייב, והם חינמיים! הם גם מאפשרים שיתוף פעולה בזמן אמת, כמו שאמרתי קודם.
- תוספים: גוגל דרייב תומך בתוספים שיכולים להוסיף לו פונקציות חדשות. למשל, יש תוספים שיכולים להמיר קבצים, לערוך תמונות, או אפילו לחתום על מסמכים דיגיטלית.
- גיבוי תמונות מהנייד: אחת התכונות שאני הכי אוהבת בגוגל דרייב היא האפשרות לגבות אוטומטית את התמונות מהטלפון. זה פשוט גאוני! תגדירו את זה בהגדרות ותשכחו מזה. כל פעם שתצלמו תמונה, היא תגובה אוטומטית לגוגל דרייב.
שאלה למחשבה לסיום…
גוגל דרייב הוא כלי מדהים, אבל הוא רק כלי. איך אתם משתמשים בו? האם הוא עוזר לכם לעבוד בצורה יותר יעילה ונוחה? או שהוא רק מוסיף לכם עוד שכבת סיבוך? אני אשמח לשמוע את המחשבות שלכם בתגובות.
