אוקיי, בואו נדבר תכל'ס. כמה פעמים מצאתם את עצמכם בוהים במסך, מחפשים נואשות את הקובץ ההוא, את התמונה ההיא, את… נו, אתם יודעים. את זה. וזה תמיד קורה כשאתם הכי לחוצים, נכון?
אני יודעת, אני יודעת. אני הייתי שם, ואני עדיין שם לא מעט פעמים. האמת? אני מאלה שמגדירים את עצמם "כאוס מאורגן". כלומר, יש לי שיטה… איפשהו. רק שאף אחד אחר לא מבין אותה. ואם להיות כנה, גם אני לא תמיד.
פעם הייתי בטוחה ש"לסדר" את התיקיות במחשב זה משהו שאנשים מסודרים עושים, אנשים עם תואר שני בארגון וסדר. אני, לעומת זאת, הייתי מצהירה שאני "יצירתית", ושבלגן מעורר השראה. נו, תירוצים. ואז הבנתי משהו – בלגן דיגיטלי הוא לא רק מעצבן, הוא ממש פוגע ביצירתיות. הוא שואב אנרגיה, גוזל זמן יקר, וגורם לתחושת תסכול מתמדת.
ההבנה הזו הגיעה לי אחרי יום במיוחד כאוטי. הייתי צריכה למצוא תמונה ספציפית לפרויקט דחוף. אחרי שעה של חפירות בתיקיות שנקראו "תיקייה חדשה", "תיקייה חדשה 2", ו… ניחשתם נכון, "תיקייה חדשה 3", התייאשתי. בסוף מצאתי אותה בתוך מייל ישן. באותו רגע הבנתי – חייב להיות פתרון יותר טוב.
אז התחלתי לחקור. קראתי מאמרים על פרודוקטיביות דיגיטלית (כן, יש דבר כזה!), ניסיתי שיטות ארגון שונות, ובעיקר – למדתי מה עובד לי. והאמת? גיליתי כמה דברים מפתיעים.
אז מה למדתי?
השיטה המושלמת לא קיימת. סליחה שאני שוברת את הבועה, אבל האמת היא שאין פתרון אחד שמתאים לכולם. מה שעובד בשביל חברה שלי, מארגנת הבית המקצועית, לא בהכרח יעבוד בשבילי. וזה בסדר! המטרה היא למצוא את השיטה שמתאימה לכם*, לא לנסות להיכנס לתבנית נוקשה. (מקור השראה: "Getting Things Done" של דיוויד אלן - לא חובה לאמץ את כל השיטה, אבל יש שם כמה רעיונות גאוניים).
- תגיות זה החיים. פשוט תתחילו לתייג. תמונות, מסמכים, הכל. במקום לסמוך על זה שתזכרו באיזו תיקייה שמתם משהו, תתייגו אותו לפי נושא, פרויקט, או כל דבר אחר שעולה לכם בראש. זה כמו לתת מילות מפתח לקובץ, והמחשב כבר יעשה את העבודה.
- למחוק זה כיף! אני יודעת, קשה להיפרד מקבצים. אבל תהיו כנים עם עצמכם – כמה פעמים באמת חזרתם למצגת שהכנתם לפני שלוש שנים? אם אתם לא צריכים משהו, פשוט תמחקו אותו. המחשב שלכם יודה לכם. (וגם אתם).
- גיבוי, גיבוי, גיבוי. זה אולי נשמע כמו מנטרה משעממת, אבל תאמינו לי, זה מציל חיים. תארו לעצמכם שהמחשב שלכם קורס, ואיתו כל העבודה שלכם. זה סיוט! תגבו את הקבצים שלכם בענן, בדיסק חיצוני, בכל מקום. העיקר שיהיה לכם גיבוי. (טיפ קטן: Google Drive, Dropbox, או iCloud הם פתרונות מעולים).
- להפוך את זה להרגל. ארגון דיגיטלי זה לא משהו שעושים פעם אחת וזהו. זה תהליך מתמשך. תמצאו לכם זמן קבוע (אפילו 15 דקות בשבוע) כדי לעבור על הקבצים שלכם, לתייג, למחוק, ולסדר. זה כמו צחצוח שיניים – עושים את זה כל יום, לא רק כשמרגישים שהשיניים כבר עומדות ליפול.
אבל רגע, זה לא רק על ארגון… זה על מה זה מאפשר
אני מודה, בהתחלה ראיתי בארגון דיגיטלי משהו טכני, משהו שצריך לעשות כדי להיות יותר פרודוקטיבית. אבל גיליתי משהו הרבה יותר עמוק. ארגון דיגיטלי הוא לא רק על סידור קבצים, הוא על סידור המחשבות שלנו. הוא על שחרור מקום בראש לדברים החשובים באמת.
כשאתם יודעים בדיוק איפה כל דבר נמצא, אתם פחות לחוצים, יותר ממוקדים, ויותר יצירתיים. אתם יכולים להשקיע את האנרגיה שלכם במה שחשוב באמת, ולא בחיפוש נואש אחר הקובץ ההוא.
פעם שמעתי מישהו אומר ש"בלגן הוא סימן לגאונות". אני חושבת שזה תירוץ מצוין למי שלא רוצה לסדר. אבל האמת היא שסדר, מאורגן ככל שיהיה, יכול לשחרר גאונות אמיתית. הוא מאפשר לנו להתמקד במה שחשוב, לחשוב בצלילות, וליצור דברים מדהימים.
אז בפעם הבאה שאתם מוצאים את עצמכם בוהים במסך, מחפשים נואשות את הקובץ ההוא, תזכרו את זה – זה לא רק על סידור קבצים, זה על סידור החיים שלכם. וזה שווה את זה.
ואם אתם עדיין מרגישים מבולגנים? אל תדאגו. גם אני לפעמים. אבל לפחות עכשיו יש לנו כלים להתמודד עם זה. ועכשיו תגידו לי, איזו שיטת ארגון אתם הכי אוהבים? אולי תגלו לי איזה טריק סודי שעדיין לא ניסיתי?
