האמת? תמיד צחקתי על שיטות ניהול זמן. "נו באמת," הייתי אומרת לעצמי, "מי צריך חוקים כדי לעשות את מה שצריך לעשות?" ואז, החיים התחילו לרוץ מהר יותר ממני. פרויקטים התחילו להיערם, מיילים חיכו לתשובה שבועות, והרגשתי כמו בתוך סיר לחץ שהולך להתפוצץ.
זהו, נשברתי. החלטתי לבדוק את כל ה-GTD הזה (Getting Things Done) שכולם מדברים עליו. אבל יודעות מה? ניסיתי ליישם אותו כמו בספר – וזה פשוט לא עבד. הרגשתי יותר לחוצה ומסודרת מאשר לפני. כאילו מישהו כפה עלי סדר שאני לא באמת מבינה.
אז מה עושים? לוקחים את הרעיון, מפרקים אותו לחלקים קטנים, ומרכיבים מחדש – משהו שמתאים לנו, לבלאגן הייחודי שלנו.
מה זה בכלל GTD, ולמה הוא יכול לעזור גם לנו, ה"לא מסיימים"?
GTD, בקצרה, זו שיטה שמטרתה להוציא את כל המשימות, הרעיונות והדאגות מהראש שלנו ולשים אותם במערכת חיצונית. זה נשמע פשוט, נכון? אבל האתגר הוא לא רק לרשום הכל, אלא גם לעבד את הרשימה הזו ולהפוך אותה לפעולות קונקרטיות.
הבסיס של GTD בנוי על חמישה שלבים, כפי שמפורט בספרו המפורסם של דיוויד אלן, "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" (Allen, 2015):
- איסוף (Capture): כל דבר שעולה לכם בראש – פשוט לרשום. מיילים, רעיונות, משימות, הכל נכנס לסל אחד.
- עיבוד (Clarify): מה הדבר הזה? האם זה דורש פעולה? אם כן, מה הפעולה הבאה?
- ארגון (Organize): לשים את הדברים במקומות הנכונים – פרויקטים, משימות בודדות, "מתישהו/אולי" ועוד.
- סקירה (Reflect): לעבור על המערכת באופן קבוע ולבדוק מה צריך לעשות.
- ביצוע (Engage): פשוט להתחיל לעבוד.
נשמע מסודר מדי? גם לי. אבל הנה התובנה המפתיעה: הבעיה היא לא השיטה, אלא איך אנחנו מנסים ליישם אותה.
הטעות שעשיתי, ושאולי גם אתן עושות
ניסיתי להיות מושלמת. כל משימה חייבת להיות מוגדרת, כל פרויקט חייב להיות מפורק לשלבים קטנים. אבל החיים הם לא כאלה. לפעמים יש לנו רעיונות מעורפלים, לפעמים אנחנו לא יודעות מה הפעולה הבאה.
אז מה עושים? מקבלים את זה. לא חייבים מיד להגדיר הכל בצורה מושלמת. אפשר להתחיל עם רשימה גדולה של "דברים שאולי אני רוצה לעשות" ולעבד אותה לאט לאט.
הטיפים שלי ל-GTD למתחילות (ולאלו שנוטשות באמצע)
- תתחילו בקטן: אל תנסו ליישם את כל השיטה בבת אחת. בחרו תחום אחד בחיים שלכן – למשל, פרויקט בעבודה או מטלות בית – ותתמקדו בו.
- השתמשו בכלים שנוחים לכן: יש המון אפליקציות ומערכות GTD, אבל אתן לא חייבות להשתמש בהן. אפשר להתחיל עם פנקס ועט, או עם אפליקציית רשימות פשוטה.
- תהיו גמישות: אל תפחדו לשנות את השיטה כדי שתתאים לכן. זה בסדר אם אתן לא עושות סקירה שבועית כל שבוע, או אם אתן לא מגדירות את כל המשימות בצורה מושלמת. העיקר הוא שהשיטה תעזור לכן להתקדם.
- תזכרו למה אתן עושות את זה: GTD לא אמור להיות עוד מטלה. הוא אמור לעזור לכן להפחית לחץ, להגביר את הפרודוקטיביות וליהנות יותר מהחיים. אם זה לא קורה, כנראה שמשהו לא עובד.
- תתנו לעצמכן קרדיט: גם אם אתן לא מצליחות ליישם את השיטה בצורה מושלמת, תזכרו שאתן עושות מאמץ. כל צעד קטן קדימה הוא הישג.
הקטע המפתיע: זה לא רק על ניהול זמן, זה על ניהול אנרגיה
גיליתי משהו מעניין כשחפרתי יותר עמוק – ניהול זמן זה חשוב, אבל ניהול אנרגיה חשוב לא פחות. אם אני עייפה ומותשת, שום שיטה לא תעזור לי לסיים משימות. מחקרים מראים שניהול אנרגיה, הכולל שינה מספקת, תזונה נכונה ופעילות גופנית, קריטיים לפרודוקטיביות (Schwartz, 2003).
אז מה עושים? מוסיפים לרשימה שלנו גם דברים שממלאים אותנו באנרגיה – מפגש עם חברה, טיול בטבע, או אפילו סתם כמה דקות של מדיטציה.
הכי חשוב: תהיו אמיתיות עם עצמכן
כולנו מועדות לנפילות. יהיו ימים שבהם לא נצליח לעשות כלום, וזה בסדר. אל תלקו את עצמכן. פשוט תרימו את עצמכן ותתחילו מחדש.
האם GTD הפך אותי למסודרת מושלמת? ממש לא. אבל הוא עזר לי להשתלט על הבלאגן, להפחית את הלחץ וליהנות יותר מהחיים. וזה, מבחינתי, שווה הכל.
אז, מה דעתכן? מוכנות לנסות? או לפחות להפסיק לצחוק על שיטות ניהול זמן? 😉 אשמח לשמוע מה עובד לכן, ומה לא. בואו נחלוק את הבלאגן שלנו ביחד.
מקורות:
Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity*. Penguin Books.
- Schwartz, T. (2003). The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal. Free Press.
