אני חייבת לשתף אתכם במשהו שמטריף אותי, וגם אתכם בטח: פגישות. נכון, הן יכולות להיות מקום מצוין לחלוק רעיונות, להתקדם בפרויקטים ופשוט להתחבר עם אנשים. אבל כמה פעמים קרה לכם שיצאתם מפגישה בתחושה ששום דבר לא הושג, ורק בזבזתם זמן יקר? לי יותר מדי. ואז הבנתי משהו: זה לא חייב להיות ככה.
האמת? אני לא מאמינה בקסמים. אין איזו נוסחה סודית שתהפוך כל פגישה לגן עדן של יעילות. אבל יש כמה דברים שאפשר לעשות כדי להפוך אותן לקצרות יותר, אפקטיביות יותר, ובעיקר – פחות מייסרות.
נתחיל בשאלה הכי חשובה: למה בכלל צריך את הפגישה הזאת?
לפני שאתם בכלל שולחים הזמנה, עצרו רגע ושאלו את עצמכם: האם אפשר להשיג את מה שאתם רוצים בדרך אחרת? מייל? שיחת טלפון קצרה? הודעה בוואטסאפ? לפעמים אנחנו קופצים לפגישה אוטומטית, בלי לחשוב אם היא באמת הדרך הכי טובה.
זוכרים את המחקר של אוניברסיטת צפון קרוליינה שבדק את ההשפעה של פגישות על מצב הרוח של עובדים? (מקור: University of North Carolina Kenan-Flagler Business School). הם גילו שאחרי כל פגישה לא אפקטיבית, העובדים חוו ירידה משמעותית במצב הרוח ובתחושת המסוגלות. זה משפיע עלינו יותר ממה שאנחנו חושבים!
הגדירו מטרה ברורה – ואל תוותרו עליה!
אוקיי, החלטתם שפגישה היא הכרחית. עכשיו השלב הקריטי: מה המטרה שלה? תהיו ספציפיים! "לדון בפרויקט החדש" זה לא מספיק. "להחליט על שלושת הפיצ'רים העיקריים שנרצה לכלול בפרויקט החדש" – זה כבר הרבה יותר טוב.
אני זוכרת פעם שהשתתפתי בפגישה שאמורה הייתה להיות "סיעור מוחות". שעתיים אחרי, היינו תקועים באותו המקום, בלי החלטות ובלי כיוון. למדתי לקח חשוב: בלי מטרה ברורה, פגישה היא כמו סירה בלי הגה.
אג'נדה זה שם המשחק (והיא צריכה להגיע מראש!)
ברגע שיש לכם מטרה, בנו אג'נדה מפורטת. מה הולכים לדון בכל שלב? כמה זמן מקדישים לכל נושא? שלחו את האג'נדה למשתתפים מראש, כדי שיוכלו להתכונן ולהגיע עם רעיונות.
טיפ קטן ממני: תמיד תוסיפו לאג'נדה סעיף של "נושאים אחרים", אבל תגבילו אותו בזמן. ככה אתם מאפשרים לאנשים להעלות דברים חשובים, אבל לא נותנים לפגישה לחרוג מהמסגרת.
תתחילו בזמן – ותסיימו בזמן (כמו שאמא שלי תמיד אומרת)
זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל תתפלאו כמה פעמים אנשים מאחרים לפגישות, או גולשים מעבר לזמן שהוקצה. תתחילו בדיוק בזמן, גם אם יש כמה אנשים שעדיין לא הגיעו. ותסיימו בזמן, גם אם לא הספקתם הכל. זה מראה שאתם מכבדים את הזמן של כולם.
פעם, ניהלתי צוות שבו אחד העובדים תמיד איחר לפגישות. זה היה מתסכל! בסוף, החלטתי פשוט להתחיל את הפגישות בלעדיו. אחרי כמה פעמים, הוא הבין את הרמז והתחיל להגיע בזמן. זה היה קשה בהתחלה, אבל זה השתלם לכולם.
תתמקדו בעיקר – ותיפטרו מרעשי רקע
במהלך הפגישה, תנסו להישאר ממוקדים במטרה שהגדרתם. אל תתפתו להיכנס לדיונים צדדיים או להעלות נושאים לא רלוונטיים. תזכירו לעצמכם ולמשתתפים מה המטרה של הפגישה, ותנסו להישאר במסלול.
כאן נכנס לתמונה תפקיד המנחה: הוא זה שאחראי לשמור על הפגישה ממוקדת, לוודא שכולם משתתפים, ולמנוע מאנשים להשתלט על השיחה. מנחה טוב הוא כמו שופט במשחק כדורגל – הוא מוודא שכולם משחקים לפי הכללים.
החלטות זה שם המשחק – ולא דחיינות
אחת הבעיות הכי גדולות בפגישות היא שאנחנו יוצאים מהן בלי החלטות ברורות. אל תתנו לזה לקרות! בסוף כל דיון, ודאו שכולם יודעים מה הוחלט, מי אחראי על מה, ומתי זה צריך להתבצע.
אחרי כל פגישה, שלחו סיכום קצר שמפרט את ההחלטות שהתקבלו ואת המשימות שחולקו. ככה כולם יהיו על אותו דף, ולא יהיו אי הבנות בהמשך.
הפגישה הסתיימה? לא בדיוק...
פגישה אפקטיבית לא מסתיימת כשהשעון מצלצל. אחרי הפגישה, קחו כמה דקות כדי לעבור על ההחלטות שהתקבלו ולתכנן את הצעדים הבאים. זה יעזור לכם לשמור על מומנטום ולהתקדם לעבר המטרה שלכם.
אז מה למדנו היום?
- תשאלו את עצמכם אם הפגישה באמת הכרחית
- תגדירו מטרה ברורה ותישארו ממוקדים
- תבנו אג'נדה מפורטת ותשלחו אותה מראש
- תתחילו ותסיימו בזמן
- תוודאו שיוצאים עם החלטות ברורות
- תעקבו אחרי הפגישה ותוודאו שהדברים מתבצעים
אני יודעת, זה לא פשוט. אבל אם תתחילו ליישם את הטיפים האלה, אני מבטיחה לכם שהפגישות שלכם יהפכו לקצרות יותר, אפקטיביות יותר, ובעיקר – פחות מייסרות.
עכשיו תורכם: מה הטיפ שלכם לפגישות אפקטיביות? שתפו אותי בתגובות! אני תמיד שמחה ללמוד דברים חדשים.
