אוקיי, בואו נדבר על פגישות. אני יודעת, אני יודעת… רק המילה הזו יכולה לגרום לנו לרצות להתחבא מתחת לשמיכה עם ספר טוב. אבל רגע, לפני שאתם סוגרים את הדפדפן, תנו לי צ'אנס אחד. כי גם אני הייתי שם.
זוכרים את הימים הארוכים האלה, שהיו מרגישים כמו נצח, מלאים בפגישות בלתי נגמרות שהיו גורמות לי לתהות לאן נעלם היום שלי? פגישות שיוצאים מהן בתחושה שהזמן פשוט ברח?
האמת? הייתי ממש גרועה בזה. הייתי מבזבזת זמן יקר של כולם, ובסוף – כלום לא היה מתקדם. הייתי יוצאת מתוסכלת, וכולם סביבי בטח היו מרגישים אותו דבר.
אז, מה השתנה?
אני אגלה לכם סוד קטן, אבל משמעותי: הבנתי שפגישה טובה היא לא פגישה ארוכה, אלא פגישה ממוקדת. נקודה.
ואיך עושים את זה? בואו נצלול פנימה, צעד אחרי צעד.
1. למה בכלל חייבים פגישה? (התשובה המפתיעה)
תחשבו על זה רגע. באמת חייבים פגישה? האם אי אפשר לפתור את העניין במייל קצר, שיחת טלפון מהירה או אפילו הודעה בקבוצה? לפעמים, אנחנו קובעים פגישות מתוך הרגל, ולא מתוך צורך אמיתי.
פעם קראתי מחקר (אני אנסה למצוא אותו שוב!) שהראה שמעל 30% מהפגישות בכלל לא נחוצות! מדהים, נכון?
אני יודעת, קשה לוותר על הפגישות. זה מרגיש כאילו אנחנו "עובדים" כשאנחנו יושבים ביחד בחדר. אבל האמת היא, שלפעמים הדרך הכי יעילה לקדם דברים היא לא להיפגש.
2. "מטרת-על" לפגישה: מה ה-Outcome שאנחנו רוצים?
אם החלטתם שחייבים פגישה, השלב הבא הוא להגדיר מטרה ברורה. לא סתם "לדבר על הפרויקט". אלא: "להחליט על שלושת הפיצ'רים המרכזיים של האפליקציה החדשה", או "להסכים על לוח הזמנים הסופי של הקמפיין".
זו צריכה להיות מטרה אחת, ספציפית ומדידה. וכדאי לשתף אותה עם כל המשתתפים מראש.
למה זה חשוב? כי כשכולם יודעים לאן הם הולכים, קל יותר להגיע לשם.
3. אג'נדה ברורה: הכינו את המפה לפני הטיול
אחרי שהגדרנו את המטרה, הגיע הזמן לבנות אג'נדה. מה צריך לדון כדי להשיג את המטרה הזו? אילו החלטות צריך לקבל?
אני אוהבת לחלק את האג'נדה לנושאים קטנים וקונקרטיים, עם הקצאת זמן לכל נושא. נגיד, 5 דקות הצגה, 10 דקות דיון, 5 דקות סיכום והחלטה. זה נותן מסגרת ברורה ושומר על כולם ממוקדים.
טיפ קטן: תמיד תתחילו בנושא הכי חשוב. ככה, גם אם הזמן קצר, לפחות טיפלתם בבעיה הכי בוערת.
4. תזמון: כמה זמן באמת צריך? (תתפלאו)
אוקיי, בואו נהיה כנים: רוב הפגישות מתארכות הרבה יותר ממה שהן צריכות. אנחנו נוטים לתת להן "זמן אוויר", ואז הזמן הזה פשוט מתמלא בדיבורים מיותרים.
ניסיתי פעם טכניקה מעניינת שקראתי בספר על ניהול זמן: לקבוע פגישות קצרות יותר בכוונה. במקום פגישה של שעה, קבעתי פגישה של 45 דקות. במקום חצי שעה, 20 דקות.
מה גיליתי? שאנחנו מסוגלים להספיק הרבה יותר בזמן קצר יותר. זה מאלץ אותנו להיות ממוקדים ויעילים.
5. משתתפים: מי באמת חייב להיות שם?
זה אולי נשמע קצת אכזרי, אבל האמת היא שלא כולם צריכים להיות בכל פגישה. תחשבו על זה: ככל שיש יותר אנשים, כך הפגישה הופכת ליותר ארוכה ופחות יעילה.
תזמינו רק את האנשים שבאמת צריכים להיות שם, אלה שיכולים לתרום באופן משמעותי לדיון ולהחלטות. את השאר, אפשר לעדכן במייל או בסיכום הפגישה.
6. בזמן הפגישה: ניהול הוא שם המשחק
התפקיד של מנהל הפגישה הוא קריטי. הוא צריך לוודא שהדיון נשאר ממוקד, שאף אחד לא משתלט על השיחה, ושההחלטות מתקבלות בזמן.
אני למדתי טריק קטן: להחזיק שעון ביד ולשים לב לזמנים. אם הדיון מתחיל לסטות מהנושא, אני פשוט עוצרת ואומרת: "חברים, בואו נחזור לנושא המרכזי כדי שנוכל להספיק את הכל".
זה עובד כמו קסם!
7. סיכום והמשך: לוודא שכולם על אותו גל
בסוף הפגישה, חשוב לסכם את ההחלטות שהתקבלו ולתעד את הצעדים הבאים. מי אחראי על מה, ועד מתי זה צריך להתבצע.
אני אוהבת לשלוח מייל סיכום קצר לכל המשתתפים, עם כל הפרטים הרלוונטיים. זה עוזר לוודא שכולם על אותו גל ושאף אחד לא שוכח מה הוא צריך לעשות.
8. בונוס: תתפלאו, אבל הפגישות יכולות להיות גם… מהנות?
אני יודעת, זה נשמע מטורף, אבל פגישות לא חייבות להיות סיוט. אפשר להפוך אותן לקצת יותר מהנות.
למשל, תביאו קפה ועוגיות (או ירקות חתוכים – תלוי בהעדפה שלכם!). תתחילו עם בדיחה קטנה או סיפור קצר. תנסו ליצור אווירה נעימה ופתוחה, שבה אנשים מרגישים בנוח לשתף את הרעיונות שלהם.
כי בסופו של דבר, אנחנו בני אדם. אנחנו עובדים הכי טוב כשאנחנו מרגישים בנוח ובטוחים.
אז מה לקחתם מהשיחה שלנו?
אני מקווה שנתתי לכם קצת חומר למחשבה, ושעכשיו תסתכלו על פגישות קצת אחרת. זה לא קסם, זה פשוט עבודה מסודרת ומודעת.
ואם אתם שואלים אותי, הדבר הכי חשוב הוא פשוט להתחיל. תנסו ליישם את הטיפים האלה בפגישה הבאה שלכם, ותראו מה קורה.
ואם יש לכם עוד טיפים או רעיונות, אני ממש אשמח לשמוע! שתפו אותי בתגובות. יאללה, בואו ניצור פגישות שוות וכיפיות!
