אוקיי, בואו נדבר על זה רגע. באמת נדבר על זה. כי מי מאיתנו לא מוצא את עצמו לפחות פעם ביום (שלא נאמר שעה) נאבק במעבר הזה בין משימות? את יודעת, זה שמתחיל במייל דחוף, ממשיך בשיחת טלפון מלחיצה, ואז… רגע, מה בכלל עשיתי לפני חמש דקות?
אני זוכרת תקופה שבה הייתי משוכנעת שאני פשוט "לא מספיק טובה בזה". כמו שיש אנשים שמתמחים במטבח, ויש כאלה שמצליחים לגדל צמחים בלי להרוג אותם, ככה יש כאלה שהם אלופי המולטיטאסקינג. חשבתי שאני פשוט לא שייכת למועדון הזה.
ואז קרה משהו. הבנתי שאולי… אולי בכלל לא מדובר בכישרון מולד. אולי זה משהו שאפשר ללמוד.
אז מה קרה שגרם לי לשנות כיוון? נתקלתי במחקר של אוניברסיטת סטנפורד (שמתי קישור בסוף, אם בא לך להעמיק), שבעצם טען שמולטיטאסקינג, כפי שאנחנו מכירים אותו, הוא מיתוס. מה שאנחנו באמת עושים זה החלפה מהירה בין משימות. וזה, חברות, משנה את כל המשחק.
האמת המפתיעה: אנחנו לא עושים כמה דברים בבת אחת
זה לא שאנחנו מחזיקים כמה אפליקציות פתוחות בראש בו זמנית. אנחנו פשוט עוברים ביניהן במהירות. אבל כל מעבר כזה עולה לנו זמן ואנרגיה. וזה מצטבר.
זה מזכיר לי תקופה שעבדתי על פרויקט גדול וניסיתי ללהטט בין פגישות, מיילים, מצגות… הכל בבת אחת. בסוף היום הייתי מותשת, אבל לא הרגשתי שהספקתי כלום. התחלתי לתעד כל החלפה בין משימות, וגיליתי שאני מבזבזת שעות על המעברים האלה! הלם מוחלט.
אז מה עושים? הנה כמה תובנות, מגובות במחקר וגם בכמה ניסויים (כושלים ומוצלחים) שעשיתי על עצמי:
1. בלוקי זמן: ידידים או אויבים? (תלוי איך משתמשים)
בלוקי זמן הם בעצם חלונות זמן מוגדרים שמוקדשים למשימה ספציפית. אבל לא כל בלוק זמן נולד שווה. הטעות הכי גדולה שלי הייתה לתכנן בלוקים צפופים מדי, בלי מרווח נשימה. זה פשוט לא עבד.
למה? כי החיים קורים. יש שיחות טלפון, מיילים דחופים, בקשות מהצוות… ניסיתי לדחוס הכל ללו"ז מטורף, וזה רק גרם לי להרגיש יותר לחוצה ופחות יעילה.
הפתרון? גמישות. אני משאירה חלונות זמן פתוחים בין בלוקים, כדי לתת לעצמי אוויר לנשימה. ואם משהו דחוף קורה? אני פשוט מעבירה את הבלוק הבא. זה הרבה יותר הגיוני מלהילחם בלו"ז.
2. ה"טקס מעבר" הקטן שעושה הבדל עצום
זה משהו שלמדתי מסופר פרודוקטיביות בשם קאל ניופורט. הוא מדבר על יצירת "טקס מעבר" קטן בין משימות. זה יכול להיות כל דבר – לשתות כוס תה, לעשות כמה מתיחות, או סתם לנשום עמוק שלוש פעמים.
מה הקטע? הטקס הזה עוזר למוח "לסגור" את המשימה הקודמת ולהתכונן למשימה הבאה. זה כמו ללחוץ על כפתור ה-Reset.
בהתחלה הייתי סקפטית. חשבתי שזה בזבוז זמן. אבל ניסיתי, ומאז אני מכורה. אני עושה סיבוב קצר במשרד, ממלאת מים, או סתם מסתכלת על הנוף. זה מדהים איך כמה דקות של ניתוק עוזרות לי לחזור למשימה הבאה עם אנרגיה מחודשת.
3. רעש לבן? מוזיקה קלאסית? מה עובד בשבילך?
סביבת העבודה שלנו משפיעה עלינו יותר ממה שאנחנו חושבים. ניסיתי הכל – ממוזיקה קלאסית ועד לרעש לבן. בסוף גיליתי שמה שעובד הכי טוב בשבילי זה פלייליסט ספציפי של מוזיקת לאונג' רגועה.
אבל זה לא רק מוזיקה. זה גם הסדר בשולחן, הטמפרטורה בחדר, אפילו הריח. אני מקפידה על סביבה נקייה ומסודרת, כי זה משפיע ישירות על הריכוז שלי.
4. לדעת להגיד "לא" – האמנות האבודה
אוקיי, זאת אולי התובנה הכי חשובה. אחד הדברים שלמדתי על בשרי הוא שאי אפשר לעשות הכל. ואם מנסים, משלמים על זה מחיר.
ללמוד להגיד "לא" זה לא רק עניין של ניהול זמן. זה עניין של ניהול אנרגיה. כל פעם שאני מסכימה לעשות משהו שאני לא באמת רוצה לעשות, אני גוזלת מעצמי אנרגיה יקרה שיכולתי להשקיע במשימות שחשובות לי באמת.
זה קשה, אני יודעת. במיוחד אם את כמוני – אוהבת לעזור וקשה לך לסרב. אבל למדתי ש"לא" זה לא מילה גסה. זה כלי רב עוצמה לשמירה על הפוקוס והשפיות.
אז מה הלאה?
אני לא יודעת מה עובד בשבילך. אבל אני יודעת ששווה לנסות. תנסי, תטעמי, תבדקי. תעשי ניסויים על עצמך. תגלי מה עוזר לך להיות יותר ממוקדת, יותר יעילה, ויותר… שמחה.
כי בסופו של דבר, זה כל הסיפור. לא רק להספיק יותר, אלא גם ליהנות יותר מהדרך.
אני עדיין לומדת. אני עדיין עושה טעויות. אבל אני גם רואה שיפור. ואני מאמינה שגם את יכולה.
אז… מה הצעד הראשון שלך? איזה טקס מעבר קטן תאמצי היום?
(אגב, אם את רוצה לקרוא עוד על המחקר של אוניברסיטת סטנפורד על מולטיטאסקינג, הנה קישור: [הכנס כאן קישור רלוונטי])
