אני חייבת להתוודות – פגישות היו הסיוט הכי גדול שלי. כן, אני, נעמה, שאוהבת אנשים, יצירתיות ושיתוף פעולה, מצאתי את עצמי לא פעם נועצת מבטים נואשים בשעון במהלך פגישות מייגעות. מכירות את זה שאתן יוצאות מפגישה בתחושה שגזלו לכן שעתיים מהחיים ולא הגעתן לשום מקום? אז זהו, שם הייתי.
הייתי מגיעה לפגישות מוכנה, עם רעיונות מגובשים, אבל איכשהו תמיד היינו גולשים לנושאים צדדיים, חוזרים על אותם דיונים שוב ושוב, ובסוף… כלום. פשוט כלום. תסכול? בלשון המעטה.
ואז נפל לי האסימון. זה לא האנשים, זה הפורמט! הבנתי שאנחנו פשוט לא משתמשים בזמן שלנו בצורה חכמה. התחלתי לחקור, לקרוא (בין היתר, צללתי למחקרים על ניהול זמן של אוניברסיטת הרווארד – מסתבר שאני לא לבד בתסכול הזה!), ולנסות דברים חדשים. חלק עבד, חלק ממש לא, אבל למדתי המון.
אז איך הופכים פגישות לסיוט לפגישות יעילות ונעימות? בואו נצלול פנימה.
1. מטרה ברורה כמו שמש אביבית (ולמה זה קריטי):
נשמע בנאלי, נכון? אבל תחשבו על זה רגע: כמה פעמים נכנסתן לפגישה בלי לדעת בדיוק מה אתן רוצות להשיג? יותר מדי, אני מניחה. בלי מטרה ברורה, הפגישה הופכת לשיטוט חסר תכלית.
קחו דקה לפני הפגישה ושאלו את עצמכן: מה הדבר האחד שאני רוצה לצאת איתו מהפגישה הזו? החלטה? רעיון חדש? אישור לתקציב? כתבו את זה במפורש. תתפלאו כמה זה עוזר לפוקוס.
נקודה למחשבה: אם אין מטרה ברורה, אולי בכלל לא צריך פגישה.
2. סדר יום מנצח (שלא נכתב ברגע האחרון):
אוקיי, יש מטרה. מצוין. עכשיו צריך סדר יום. אבל לא סתם סדר יום גנרי, אלא כזה שבאמת עוזר לנו להגיע למטרה.
הנה הטיפ שלי: תשלחו את סדר היום לפחות יום לפני הפגישה. למה? כדי שאנשים יגיעו מוכנים! הם יוכלו לחשוב על הנושאים מראש, להכין את הנתונים הרלוונטיים, ולחסוך לנו זמן יקר במהלך הפגישה.
תנסו לחלק את הזמן בצורה הגיונית בין הנושאים השונים, ואל תשכחו להשאיר כמה דקות בסוף לסיכום ומעקב.
3. "חוק שתי הדקות" (הטריק הקטן שעושה הבדל גדול):
גילוי נאות: את הטריק הזה גנבתי מעולם ניהול הזמן האישי, אבל הוא עובד פלאים גם בפגישות. הרעיון פשוט: אם משהו לוקח פחות משתי דקות, תעשו אותו מיד!
לדוגמה, אם מישהו מעלה שאלה פשוטה שאפשר לענות עליה במקום, אל תדחו את זה לאחר כך. תענו עליה מיד ותמשיכו הלאה. זה מונע הצטברות של משימות קטנות שמבזבזות לנו זמן.
4. הכיסא החם (כי חייבים לקבל החלטות):
אחד הדברים שהכי מתסכלים אותי בפגישות זה כשאנחנו מדברים ומדברים ומדברים, ובסוף… לא מחליטים כלום. כדי להימנע מזה, אני משתמשת בטכניקה שנקראת "הכיסא החם".
הרעיון הוא פשוט: בסוף כל דיון, אנחנו בוחרים מישהו שיושב על "הכיסא החם" וצריך לקבל החלטה. הוא שומע את כל הטיעונים, שוקל את האפשרויות, ואז מכריע. זה מאפשר לנו להתקדם ולהימנע מבזבוז זמן על דיונים אינסופיים.
אבל נעמה, מה אם לא כולם מסכימים? שאלה מצוינת! תראו, אי אפשר לרצות את כולם כל הזמן. לפעמים צריך לקבל החלטה גם אם יש התנגדות. מה שחשוב זה שכולם ירגישו ששמעו אותם וההחלטה התקבלה בצורה הוגנת.
5. טכנולוגיה זה נפלא, אבל במינון הנכון:
יש כל כך הרבה כלים טכנולוגיים שיכולים לעזור לנו לנהל פגישות בצורה יעילה יותר: כלי שיתוף פעולה, פלטפורמות וידאו, אפליקציות ניהול משימות… הרשימה אינסופית.
אבל חשוב לזכור שטכנולוגיה היא כלי, לא מטרה. אל תתפתו להשתמש בכל כלי חדש שמבטיח לחסוך לכם זמן, אלא תבחרו רק את הכלים שבאמת עוזרים לכם לעבוד בצורה יעילה יותר.
למשל, אני משתמשת באופן קבוע בכלי שיתוף פעולה כמו Google Docs כדי שאנשים יוכלו לערוך את המסמכים ביחד בזמן אמת. זה חוסך לי המון זמן בהתכתבויות מיילים אינסופיות.
6. סוף זה תמיד התחלה (ולמה מעקב זה קריטי):
סיימתן את הפגישה. יופי! אבל העבודה לא נגמרה כאן. עכשיו צריך לוודא שההחלטות שהתקבלו ייושמו בפועל.
תשלחו מייל סיכום קצר לכל המשתתפים, עם רשימה של ההחלטות שהתקבלו, המשימות שחולקו, ומועדי היעד. תעקבו אחרי ההתקדמות ותוודאו שהדברים מתבצעים כמו שצריך.
תזכורת קטנה: מעקב הוא לא מיקרו-מנג'מנט. זה לוודא שאנחנו עומדים ביעדים שלנו.
7. אמנות ה"לא" (ואיך זה קשור לפגישות אפקטיביות):
האמת? אחת הבעיות הכי גדולות שלי היא שאני מתקשה להגיד "לא". אני רוצה לעזור לכולם, להיות מעורבת בכל דבר, אבל זה פשוט לא אפשרי. זה גורם לי להיות מוצפת, מתוסכלת, ובסופו של דבר – פחות יעילה.
למדתי (בדרך הקשה!) שלפעמים צריך להגיד "לא" לפגישות שלא באמת תורמות לי, למשימות שלא נמצאות בסדר העדיפויות שלי, ולבקשות שאני לא יכולה לעמוד בהן. זה לא אומר שאני לא אכפתית, זה אומר שאני שומרת על הזמן והאנרגיה שלי לדברים שבאמת חשובים.
עצה קטנה לסיום: תהיו אדיבות, אבל תהיו גם אסרטיביות. הזמן שלכן יקר.
אז הנה, שיתפתי אתכם בכמה מהטיפים שלי לפגישות קצרות ואפקטיביות יותר. אני יודעת שזה לא תמיד קל, אבל אני מאמינה שעם קצת תכנון, ארגון, ובעיקר – עם רצון טוב, אפשר להפוך את הפגישות מסיוט לחוויה פרודוקטיבית ונעימה.
ועכשיו תורכם. אילו טיפים יש לכם לפגישות אפקטיביות? שתפו אותי בתגובות! אני תמיד שמחה ללמוד דברים חדשים.
