האמת? פעם שנאתי את המילה "אוטומציה". שמעתי אותה בכנסים, קראתי עליה בבלוגים, וזה תמיד נשמע לי כמו עוד טרנד חולף, משהו שרק חברות ענק יכולות להרשות לעצמן. חשבתי לעצמי, "אני? אוטומציה? אני בקושי מצליחה לזכור לכבות את האורות לפני שאני יוצאת מהבית!"
אבל אז קרה משהו. התחלתי להרגיש שאין לי זמן לנשום. העבודה הציפה אותי, המיילים לא הפסיקו להגיע, והמשימות הקטנות האלה, שנראות כמו טיפות בים, הצטברו לאוקיינוס שלם של חוסר אונים. הבנתי שאני מבזבזת את רוב הזמן שלי על דברים שאפשר בקלות... לא לעשות.
אז התחלתי לחקור. לא מתוך התלהבות, אלא מתוך ייאוש. והופתעתי לגלות שאוטומציה היא לא רק לרובוטים וטכנולוגיות מתוחכמות. היא יכולה להיות פשוטה, זולה, ואפילו... מהנה.
אבל לפני שאספר לכם איך התחלתי, חשוב לי להודות: לא כל מה שניסיתי עבד. היו הרבה ניסויים כושלים, תוכנות שלא הצלחתי להבין, והרבה מאוד תסכול. אבל בסופו של דבר, מצאתי כמה דברים שבאמת עשו את ההבדל.
מה למדתי מהגורו של ניהול זמן, טים פריס?
בספרו "ארבע שעות עבודה בשבוע", טים פריס מדבר על העיקרון של "הדרה סלקטיבית". במילים אחרות, להגיד "לא" לדברים שלא תורמים באופן משמעותי למטרות שלך. זה נשמע פשוט, אבל ליישם את זה בפועל זה כבר סיפור אחר. לקח לי זמן להבין שאני לא חייבת להגיב לכל מייל מיד, שאני לא חייבת להשתתף בכל פגישה, ושמותר לי לבקש עזרה.
פריס טוען שאוטומציה היא לא רק על חיסכון בזמן, אלא על יצירת חופש. חופש לעשות את הדברים שבאמת חשובים לך, בין אם זה לבלות עם המשפחה, לעבוד על פרויקט צדדי, או סתם לנוח. אני לגמרי מסכימה איתו.
אז איך מתחילים? (מבלי להיכנס לחובות או לאבד את השפיות)
הדבר הראשון שעשיתי היה ליצור רשימה של כל המשימות שאני עושה באופן קבוע. ממש הכל. מהתחלת יום העבודה ועד לסופו. ואז שאלתי את עצמי: "מה מכל זה אפשר להאציל, למחוק או לאטמט?"
התחלתי בדברים הקטנים:
- סינון מיילים: הקמתי מסננים בתיבת הדואר שלי כדי שמיילים חשובים יגיעו ישירות לתיבת הכניסה שלי, ומיילים פחות חשובים יסוננו לתיקיות נפרדות. זה חסך לי המון זמן וכאב ראש.
- תזמון פוסטים ברשתות חברתיות: במקום לפרסם פוסטים באופן ידני, התחלתי להשתמש בכלי תזמון כמו Buffer או Hootsuite. זה אפשר לי לתכנן את התוכן שלי מראש ולחסוך זמן יקר במהלך השבוע.
- תבניות מייל: יצרתי תבניות מייל עבור תגובות נפוצות. במקום להקליד את אותה תשובה שוב ושוב, פשוט העתקתי והדבקתי את התבנית המתאימה.
אבל אז רציתי לקחת את זה צעד קדימה. רציתי לאטמט משימות מורכבות יותר.
מקור לא צפוי: איך סרטוני יוטיוב לימדו אותי יותר מהקורסים הכי יקרים
אני מודה, בהתחלה חששתי. חששתי שאני לא מספיק טכנולוגית, שאני לא אצליח להבין את כל המונחים המורכבים האלה. אבל אז גיליתי את יוטיוב.
כן, אני יודעת מה אתם חושבים. יוטיוב זה בשביל סרטוני חתולים וביוטי טיפים. אבל האמת היא שיוטיוב מלא במדריכים מעולים על אוטומציה. מצאתי שם אנשים שחולקים את הידע שלהם בחינם, מסבירים דברים בצורה פשוטה וברורה, ומראים לי בדיוק איך לעשות את זה.
למדתי על כלים כמו Zapier ו-IFTTT, שמאפשרים לי לחבר בין אפליקציות שונות ולגרום להן לעבוד יחד באופן אוטומטי. לדוגמה, הגדרתי שכל פעם שמישהו מזכיר את השם שלי בטוויטר, אני מקבלת על זה הודעה במייל. או שכל פעם שאני מעלה תמונה לאינסטגרם, היא מתפרסמת אוטומטית גם בפייסבוק.
זה לא תמיד היה קל, היו הרבה רגעים של תסכול, אבל בסופו של דבר הצלחתי. והתחושה הזאת, של שליטה בזמן שלי, היא שווה הכל.
האמת המרה: אוטומציה היא לא תרופת פלא
חשוב להבין שאוטומציה היא לא תרופת פלא. היא לא תפתור את כל הבעיות שלכם, והיא לא תהפוך אתכם לעשירים בן לילה. אבל היא יכולה לעזור לכם לפנות זמן יקר, להפחית את הלחץ, ולהתמקד בדברים שבאמת חשובים לכם.
אבל מה הכי חשוב? להבין מה אתם רוצים לעשות עם הזמן הזה. האם זה להשקיע יותר בעבודה, או לצאת לחופשה? האם זה ללמוד משהו חדש, או פשוט לנוח? התשובה היא אישית, ולכן האוטומציה שלכם צריכה להיות מותאמת אישית.
אז מה עכשיו?
אני עדיין לומדת, עדיין מנסה דברים חדשים, ועדיין עושה טעויות. אבל למדתי שאוטומציה היא לא רק כלי, היא גישה. היא דרך חשיבה. היא היכולת לשאול את עצמך: "האם יש דרך טובה יותר לעשות את זה?"
עכשיו תורכם. אני באמת רוצה לשמוע מכם: איזה משימות אתם הייתם רוצים לאטמט? מה הכי מתסכל אתכם בעבודה היומיומית? ואם כבר התחלתם לאטמט משהו, מה הייתה התוצאה? שתפו אותי בתגובות, אני מבטיחה לקרוא הכל! אולי ביחד נמצא את הפתרון הבא שישנה את הכל.
