אני מודה, יש לי נטייה לבלאגן. לא סתם בלאגן, בלאגן מתוחכם, כזה שמסתתר מאחורי ערימות "חשובות" ומסמכים ש"יום אחד יהיו לי זמן לעבור עליהם". נשמע מוכר?
פעם, הייתי בטוחה שאני פשוט צריכה עוד אפליקציה, עוד שיטה, עוד... משהו. קניתי קורסים יקרים על ניהול זמן, התקנתי אינספור אפליקציות, ומה קיבלתי? יותר כאוס, רק עם צבעים יפים.
ואז הבנתי את זה – הבעיה היא לא חוסר בכלים, אלא חוסר בהבנה איך להשתמש בהם נכון. והאמת? הרבה מהכלים הכי טובים הם בכלל חינמיים.
אז קבלו את הסט כלים החינמיים שלי, בלי פילטרים, עם כל הפאשלות וההצלחות (ויש גם כמה תובנות מפתיעות, מבטיחה!).
1. Trello: לוח השראה או לוח משימות? (או שניהם?)
טוב, נו, Trello זה לא בדיוק "סוד". אבל האם אתם באמת משתמשים בו במלוא הפוטנציאל? אני, למשל, ניסיתי להשתמש בו כמערכת ניהול משימות קשוחה. טעות! זה הפך לעוד מקום שבו המשימות שלי פשוט מתות (קרה לכם פעם?).
מה שעובד לי היום זה להשתמש ב-Trello כלוח ויזואלי לכל דבר, לא רק לעבודה. יש לי לוח "רעיונות לכתיבה", לוח "מתכונים שאני רוצה לנסות", ואפילו לוח "חלומות ומטרות". זה עוזר לי לשמור על הכל מאורגן, אבל גם נותן לי השראה.
טיפ קטן ממקור לא צפוי (סבתא שלי!): סבתא שלי תמיד אומרת "כל דבר צריך שיהיה לו מקום". ב-Trello, כל רעיון, משימה או חלום, מקבל את המקום שלו. פשוט, אבל עובד.
מקור מקצועי: מחקרים מראים שלוחות ויזואליים כמו Trello משפרים את הריכוז והפרודוקטיביות, במיוחד לאנשים ויזואליים (Chen, 2018).
האם זה תמיד עובד? לא. לפעמים אני פשוט מתעלמת מזה. וזה בסדר. העיקר לא להלקות את עצמי על זה.
2. Google Keep: פתקים דביקים של העידן הדיגיטלי (עם טוויסט)
Google Keep זה כמו פתקים דביקים, אבל בלי הבלגן הפיזי. אני משתמשת בו להכל: רשימות קניות, רעיונות שעולים לי באמצע הלילה, סיסמאות זמניות (אל תעשו את זה, אבל לפעמים אין ברירה!).
הטוויסט? אני משתמשת בו גם כ"מוח שני". כל דבר שאני קוראת, שומעת או רואה ומעניין אותי, אני שומרת ב-Keep. אחר כך, כשאני צריכה רעיון או השראה, אני פשוט עוברת על הפתקים שלי. זה מדהים כמה רעיונות חדשים יכולים לצוץ כשאתה מחבר דברים שנראים לא קשורים.
התנסות אישית: פעם חיפשתי רעיון למאמר, עברתי על ה-Keep שלי ומצאתי פתק ששמרתי לפני חודש על מאמר מעניין שקראתי על... גידול עגבניות! בהתחלה צחקתי, אבל אז הבנתי – יש קשר בין גידול עגבניות לניהול זמן! (תשאלו אותי איך, אני אסביר לכם פעם אחרת).
מקור מקצועי: שיטת "המוח השני" (Second Brain), כפי שמציע טיאגו פורטה (Forte), היא דרך יעילה לארגן מידע ולשפר את היצירתיות. Google Keep הוא כלי מצוין ליישום השיטה הזו.
אני לא תמיד מצליחה לעדכן את ה-Keep שלי באופן קבוע. לפעמים הוא הופך לערימת פתקים כאוטית. אבל גם אז, הוא עדיין יותר מאורגן מהראש שלי.
3. Notion: כלי העבודה האולטימטיבי (שגם יכול לבלבל אותך לגמרי)
אני יודעת, אני יודעת, הרבה אנשים משתמשים ב-Notion. אבל אני מרגישה צורך להזהיר – Notion הוא כלי מדהים, אבל הוא גם יכול להיות מלכודת. הוא כל כך גמיש, שקל ליפול למלכודת של "אופטימיזציה אינסופית" במקום פשוט לעשות דברים.
הטיפ שלי? התחילו בקטן. אל תנסו להשתמש ב-Notion להכל בבת אחת. תתחילו עם משהו ספציפי, כמו ניהול פרויקטים בעבודה, ואז תוסיפו עוד דברים בהדרגה.
הודאה בכישלון: ניסיתי פעם להשתמש ב-Notion כדי לנהל את כל החיים שלי – עבודה, לימודים, בריאות, יחסים... זה נגמר באפיסת כוחות מוחלטת. למדתי את הלקח.
תובנה מפתיעה: לפעמים, הכלי הכי טוב הוא הכלי הכי פשוט. אל תפחדו להשתמש בעט ונייר אם זה מה שעובד לכם.
מקור מקצועי: מחקרים מראים שיותר מדי אפשרויות יכולות להוביל ל"שיתוק ניתוחי" (Analysis Paralysis), מצב שבו קשה לקבל החלטות בגלל ריבוי האפשרויות. Notion, עם האפשרויות הרבות שלו, עלול לגרום לתופעה הזו.
מתי Notion עובד לי? כשאני משתמשת בו כדי לרכז מידע חשוב במקום אחד, כמו סיכומי פגישות או מחקרים שאני עושה.
אז מה השורה התחתונה?
הכלים החינמיים האלה הם מדהימים, אבל הם לא קסם. הם דורשים התמדה, סבלנות ובעיקר – הכרה בכך שאתם לא מושלמים (ואף אחד לא מצפה שתהיו!).
אני עדיין לומדת איך להשתמש בכלים האלה בצורה הכי טובה בשבילי. לפעמים אני מצליחה, לפעמים פחות. אבל אני ממשיכה לנסות, כי אני יודעת שהסדר הזה, בסופו של דבר, עוזר לי להיות יותר יצירתית, יותר פרודוקטיבית ויותר מאושרת.
מה איתכם? אילו כלים חינמיים עוזרים לכם לארגן את המחשבות? אשמח לשמוע בתגובות! אולי גם אתם תגלו לי משהו חדש... ואולי גם תזכירו לי שאני לא לבד בבלאגן הזה.
