זוכרות את הפעם ההיא שפספסתן את יום ההולדת של האחיין כי הייתן בטוחות שהוא בשבוע הבא? או ששיעור הפסנתר של הילדה התנגש עם הפגישה הכי חשובה בעבודה? אני כן. יותר מדי פעמים. ואז הבנתי משהו – הניסיון לנהל את הכאוס הזה עם פתקים ויומנים נייר זה כמו לנסות לכבות שריפה עם כוס מים.
הבטחתי לעצמי שאני מוצאת פתרון. פתרון אמיתי. לא עוד טבלאות אקסל מפלצתיות או אפליקציות מתוחכמות שדורשות תואר שני בהנדסת תוכנה. רציתי משהו שקודם כל יבין אותי – את הבלגן, את הלחץ, את הרגעים האלה שאני רק רוצה שהיום הזה ייגמר כבר. האם זה בכלל אפשרי?
אז יצאתי למסע. מסע דיגיטלי, כן, אבל גם מסע נפשי. הבנתי שהבעיה היא לא רק טכנית, היא גם מנטלית. אנחנו מנסות לשלוט בדברים שאנחנו לא יכולות לשלוט בהם, במקום לקבל את הכאוס ולמצוא דרך לנווט בתוכו.
לוח שנה דיגיטלי: יותר מסתם אפליקציה
בהתחלה ניסיתי את כל האפליקציות "המומלצות". גוגל קלנדר, טודואיסט, אסנה… כולן נראו מדהימות בסרטוני ההדגמה, אבל במציאות? אחרי שבוע הן הפכו לעוד אפליקציה שאני מתעלמת ממנה. למה? כי הן היו קרות, מנוכרות, כאילו תוכננו על ידי רובוטים ולא על ידי אנשים שמבינים מה זה אומר לנהל משפחה.
אבל אז קראתי מאמר מעניין ב-Harvard Business Review על ניהול זמן. המאמר דיבר על הקשר בין ניהול זמן לאושר. וזה הדליק לי נורה. הבנתי שהמטרה היא לא רק להיות יותר יעילה, אלא גם להיות יותר מאושרת. להפחית את הסטרס, להגדיל את תחושת השליטה, למצוא יותר זמן לדברים שאני אוהבת. (Harvard Business Review - Make Time for What Matters)
וזה היה רגע המפנה.
הפסקתי לחפש את האפליקציה המושלמת והתחלתי לחפש את הדרך המושלמת עבורי. התחלתי לשאול את עצמי שאלות קשות: מה באמת חשוב לי? מה אני יכולה לוותר עליו? מה גורם לי הכי הרבה סטרס? איך אני יכולה לפשט את החיים שלי?
טריק מפתיע: מיינדפולנס בתכנון
אחד הדברים הכי משמעותיים שעשיתי היה לשלב טכניקות מיינדפולנס בתכנון השבועי שלי. במקום פשוט לדחוף עוד ועוד משימות ללוח השנה, התחלתי לעצור לרגע, לנשום עמוק ולשאול את עצמי: האם אני באמת רוצה לעשות את זה? האם זה משרת את המטרות שלי? האם זה יגרום לי אושר?
אני יודעת, זה נשמע קצת הזוי. מיינדפולנס ולוח שנה דיגיטלי? אבל תאמינו לי, זה עובד. זה עוזר לי להיות יותר מודעת לבחירות שלי, יותר מחוברת לערכים שלי ויותר סלחנית כלפי עצמי כשאני טועה.
אבל רגע, איך זה מתקשר ללוח השנה הדיגיטלי, אתן שואלות? ובכן, זה עוזר לי להשתמש בו בצורה חכמה יותר. במקום לנסות לדחוס הכל, אני מתעדפת את הדברים החשובים באמת ומוחקת את כל השאר. אני משתמשת בצבעים שונים כדי להבדיל בין סוגי פעילויות (עבודה, משפחה, פנאי, זמן לעצמי) ומתזמנת הפסקות קצרות בין משימות כדי לא להגיע למצב של שחיקה.
האמת? זה עדיין לא מושלם. לפעמים אני עדיין מפספסת דברים, לפעמים אני עדיין מוצאת את עצמי בלחץ. אבל עכשיו יש לי כלים להתמודד עם זה.
מה למדתי משיטת GTD? (ומה לא)
עוד מקור השראה מפתיע היה הספר "Getting Things Done" של דיוויד אלן. הספר הזה מלמד אותך איך לנהל את כל המשימות שלך בצורה מסודרת ויעילה. עכשיו, אני חייבת להודות, לא הצלחתי ליישם את כל השיטה (היא קצת מורכבת מדי בשבילי), אבל לקחתי ממנה כמה רעיונות מדהימים. (Getting Things Done - What is GTD?)
למשל, הרעיון של "איסוף" כל המשימות והמחשבות שלך במקום אחד. במקום שהמחשבות האלה יסתובבו לי בראש ויגרמו לסטרס, אני פשוט רושמת אותן בלוח השנה הדיגיטלי שלי. זה משחרר לי את המוח ומאפשר לי להתמקד במה שחשוב באמת.
הנה טיפ קטן: תשתמשו ב"תזכורות" בטלפון כדי לאסוף את המשימות שלכן תוך כדי תנועה. זה מציל חיים!
אבל הכי חשוב, למדתי לא להיות פרפקציוניסטית. לא הכל חייב להיות מושלם. לפעמים מספיק פשוט לעשות את המקסימום שאפשר, ולסלוח לעצמך כשאת טועה. כי בסופו של דבר, אנחנו רק בני אדם.
המלצות פרקטיות (ומפתיעות) לשימוש בלוח שנה דיגיטלי
- בחרו אפליקציה שמתאימה לכם: אל תתפתו לטרנדים. תנסו כמה אפליקציות ותראו מה עובד הכי טוב בשבילכם. אני אישית אוהבת את גוגל קלנדר כי הוא פשוט ונוח, אבל יש הרבה אפשרויות אחרות.
- הגדירו את סדר העדיפויות שלכם: מה חשוב לכם יותר? עבודה? משפחה? פנאי? תסמנו את זה בלוח השנה שלכם ותקפידו לתת לזה את הזמן הראוי.
- תכננו הפסקות: אל תשכחו לתזמן הפסקות קצרות בין משימות. זה יעזור לכם לשמור על ריכוז ומוטיבציה.
- שתפו את בני המשפחה: תאפשרו לבני המשפחה שלכם גישה ללוח השנה הדיגיטלי שלכם. זה יעזור להם לדעת מה אתם עושים וימנע אי הבנות.
- היו גמישים: החיים לא תמיד הולכים לפי התוכניות. היו מוכנים לשנות את לוח הזמנים שלכם בהתאם לצורך.
- סלחו לעצמכם: אל תצפו להיות מושלמים. תטעו, תלמדו ותמשיכו הלאה.
אז מה הלאה? אני ממשיכה ללמוד, לנסות דברים חדשים ולחפש דרכים לשפר את הכאוס היומיומי שלי. ואתן? מה הטיפים שלכן לניהול זמן? אני אשמח לשמוע!
