אני זוכרת את הרגע הזה כמו אתמול. עשר בלילה, אחרי יום מטורף, אני סוף סוף מתיישבת מול המחשב. אני חייבת למצוא את הקובץ ההוא, אתם יודעים, זה עם ה... נו, זה... ואז זה הכה בי - המחשב שלי הוא בור כאוס אחד גדול!
נשמע מוכר? 😉
תגידו, כמה פעמים מצאתן את עצמכן שעות מחפשות מסמך או תמונה שפשוט נבלעה במעמקי התיקיות? כמה פעמים קיללתן את עצמכן שהבלאגן הזה גורם לכן לבזבז זמן יקר (וגם קצת שפיות)?
אני יודעת, אני יודעת. כולנו עסוקות, ולסדר את המחשב נשמע כמו משימה משמימה ומייגעת. אבל מה אם הייתי אומרת לכן שיש כלים חינמיים שיכולים לעשות את החיים שלכן קלים יותר? ואפילו... מהנים יותר? כן, שמעתן נכון.
אז בואו נצא למסע משותף להצלת המחשב שלנו. אני מבטיחה לכן שיהיו הפתעות בדרך.
1. מוח לכל - Notion: יותר ממחברת דיגיטלית
כנראה שמעתן על Notion. רבים מכירים אותה כמחברת דיגיטלית משוכללת, אבל היא הרבה יותר מזה. היא מרכז העצבים של הארגון שלי.
אני משתמשת בה כדי לתכנן פרויקטים, לנהל את רשימת המטלות שלי, לאחסן מאמרים מעניינים שמצאתי ברשת, ואפילו לתכנן את הטיול הבא שלי (כן, גם את הבלאגן של אטרקציות ומסעדות אני מכניסה לשם!).
מה שמייחד את Notion זה הגמישות שלה. אתן יכולות ליצור לעצמכן סביבת עבודה מותאמת אישית, עם טמפלטים מוכנים או לבנות הכל מאפס. וכן, יש לה גרסה חינמית מצוינת שמספיקה לרוב השימושים.
רגע, אבל זה לא עוד כלי שאצטרך ללמוד?
האמת? כן, יש פה קצת עקומת למידה. בהתחלה זה יכול להרגיש קצת מאיים, אבל תאמינו לי, אחרי שתתפסו את הקטע, לא תבינו איך הסתדרתן בלעדיה.
אני ממליצה להתחיל עם טמפלט מוכן ולשחק איתו קצת. תראו מה עובד לכן, מה לא, ותתאימו אותו לצרכים שלכן.
טיפ קטן ממני: אל תנסו להעמיס על Notion בבת אחת. התחילו בקטן, עם משימה אחת או שתיים, ורק אז תתרחבו.
2. תמונות כאוס? - Eagle: בשביל ויזואליות מסודרת
היי, עצרו! רגע לפני שאתן ממשיכות לדפדף, שאלו את עצמכן: איפה אתן שומרות את כל התמונות שאתן מוצאות ברשת? השראות לעיצוב הבית? רעיונות לאאוטפיטים? תמונות מצחיקות שאתן רוצות לשלוח לחברות?
אני מודה, עד לא מזמן הכל היה מפוזר לי בתיקיות רנדומליות, בספריות "הורדות" ובסמסים. בלגן אחד גדול.
ואז גיליתי את Eagle. תוכנה (עם גרסת ניסיון חינם) שמיועדת בדיוק לדבר הזה - לארגן ולנהל את כל התמונות והויזואליה שלנו.
אפשר לתייג תמונות, ליצור תיקיות חכמות, לחפש תמונות לפי צבע, ועוד ועוד. היא מצילה אותי מעומס ויזואלי ונותנת לי השראה. אני מוצאת דברים שאפילו שכחתי שאי פעם ראיתי!
אבל האמת? העלות שלה קצת הרתיעה אותי בהתחלה. ואז הבנתי משהו: זמן שווה כסף. וכמה זמן אני מבזבזת על לחפש תמונות? יותר מדי.
3. כשגוגל דרייב פוגש קצת סדר: טיפים לארגון מושלם (כמעט)
אני מניחה שלרובכן יש גוגל דרייב. זה כלי נוח ונגיש, אבל גם הוא יכול להפוך למזבלה דיגיטלית אם לא שומרים על הסדר.
אז הנה כמה טיפים שאני למדתי בדרך הקשה:
- מבנה תיקיות הגיוני: צרו מבנה תיקיות ברור והגיוני, לפי פרויקטים, נושאים, תאריכים, או כל דבר אחר שעובד לכן. אל תפחדו ליצור תיקיות משנה.
- שמות קבצים ברורים: תנו לקבצים שלכן שמות ברורים ואינפורמטיביים. זה יעזור לכן למצוא אותם בקלות יותר. תחשבו מה הייתן מקלידות בשורת החיפוש כדי למצוא את הקובץ הזה.
- צבעים: השתמשו בצבעים כדי להבדיל בין תיקיות שונות. זה עוזר לכן להתמצא במרחב החזותי.
- ניקוי שנתי (או חודשי): הקדישו זמן קבוע לנקות את הדרייב שלכן מקבצים מיותרים.
- שיתוף נכון: תנו הרשאות שיתוף רק לאנשים שצריכים אותן, ותוודאו שהם מבינים מה הם יכולים לעשות עם הקבצים שלכן.
אבל נעמה, זה נשמע כל כך הרבה עבודה!
אני יודעת. אבל תאמינו לי, זה משתלם. כשאתן יודעות בדיוק איפה הכל נמצא, אתן חוסכות לעצמכן זמן, עצבים, ותסכול. וחוץ מזה, זה נותן תחושה טובה של שליטה.
4. שילוב מנצח: ChatGPT כאסיסטנטית אישית
אוקיי, כאן אנחנו כבר נכנסות לתחום קצת יותר מתקדם, אבל תאמינו לי, זה שווה את זה.
ChatGPT היא מודל שפה גדול שיכול לעזור לכן בכל מיני משימות ארגוניות. אתן יכולות לבקש ממנו:
- ליצור רשימת מטלות מתוך מייל ארוך.
- לסכם מסמך ארוך.
- לתת רעיונות לשמות קבצים ותיקיות.
- למצוא מידע באינטרנט.
אני משתמשת בו בתור העוזרת האישית שלי! זה חוסך לי זמן יקר ומאפשר לי להתמקד בדברים החשובים באמת.
למשל, ביקשתי ממנו "תציע לי שמות תיקיות יצירתיים לתיקיות גוגל דרייב בנושא שיווק" והוא נתן לי רעיונות גאוניים שאף פעם לא הייתי חושבת עליהם בעצמי!
ומה עכשיו?
האמת? אין לי תשובה אחת. כל אחת צריכה למצוא את הכלים והשיטות שעובדים לה. אבל אני מקווה שהמאמר הזה נתן לכן כמה רעיונות להתחיל.
אני מזמינה אתכן לשתף אותי בתגובות, מה עובד לכן הכי טוב? אילו כלים נוספים אתן מכירות? בואו נלמד אחת מהשנייה!
כי בסופו של דבר, ארגון המחשב הוא לא רק עניין של נוחות ויעילות, הוא גם עניין של שפיות ורווחה נפשית. וזה משהו ששווה להשקיע בו.
