אקסל לטכנופובים: פורמולות שיצילו לכם את השפיות (והשעות שינה!)

קטגוריה: כלים חינמיים
Read Time: 1 min
A young woman with curly blonde hair smiles warmly while working on a laptop. She looks approachable and friendly.
נעמה משתפת אתכם בפורמולות אקסל שיצילו לכם שעות עבודה ויחסכו תסכול. מאמר ידידותי לטכנופובים עם טיפים מניסיון אישי.

אני מודה, פעם הייתי מהאנשים האלה שאקסל גרם להם להזיע. לא זיעה קלה כזאת של "אני קצת לחוץ", אלא זיעה של "אני עומד להתעלף מרוב חרדה טכנולוגית". האמת? שנאתי אקסל. שנאתי את התאים הקטנים האלה, את הפונטים הקטנים מדי, ואת העובדה שהכל נראה כאילו הוא מנסה בכוח להכשיל אותי.

עכשיו, בואו נהיה כנים, כמה פעמים מצאתם את עצמכם בוהים במסך של אקסל, מנסים להבין איך לעזאזל עושים משהו פשוט, רק כדי לבזבז שעות על גבי שעות בניסיון נואש להגיע לתוצאה הנכונה? ואז, אחרי הכל, לגלות שיש דרך הרבה יותר קלה?

אני זוכרת לילה אחד, מנסה נואשות לחשב את ההוצאות של החתונה של חברה טובה שלי (בתור השושבינה הראשית, זה נפל עלי...). אחרי ארבע שעות של גיהנום אקסלי, שבמהלכן הספקתי לצעוק על המחשב שלי, על גוגל, וקצת גם על החברה שלי (סורי!), הבנתי שאני חייבת לעשות שינוי. זה לא הגיוני שאני מבזבזת כל כך הרבה זמן ואנרגיה על משהו שאמור להיות פשוט.

זה היה הרגע שהחלטתי שאני לומדת אקסל. באמת לומדת. לא רק את הדברים הבסיסיים, אלא את הפורמולות הקטנות האלה, ה"קסמים" שיכולים לחסוך לנו שעות של עבודה מייגעת.

אז מה למדתי?

קודם כל, שאני לא לבד! מסתבר שיש המון אנשים שמפחדים מאקסל. וזה בסדר גמור. השאלה היא מה עושים עם הפחד הזה.

אז, חברות וחברים (לטכנופוביה), אני רוצה להציג לכם כמה פורמולות באקסל שיכולות לשנות את החיים שלכם. ממש ככה. ואני מבטיחה, שאחרי שתלמדו אותן, תסתכלו על אקסל בצורה קצת אחרת. אולי אפילו תאהבו אותו קצת. 😉

1. SUM – הכי בסיסי, הכי חשוב (אבל יש טוויסט!)

כולם מכירים את SUM, נכון? סכום. אבל, האם ידעתם שאפשר לסכם טווח שלם של תאים בלחיצת כפתור? במקום להקליד "=A1+A2+A3...", פשוט כתבו =SUM(A1:A10). הרבה יותר פשוט, נכון?

אבל הטוויסט? אפשר לשלב תנאים! נניח, אתם רוצים לסכם רק את ההוצאות שלכם על קפה. אפשר להשתמש ב-SUMIF. הפורמולה היא: =SUMIF(range, criteria, [sum_range]).

  • range: הטווח שבו נמצא הקריטריון (למשל, עמודת "סוג הוצאה").

  • criteria: הקריטריון עצמו (למשל, "קפה").

  • sum_range: הטווח שמכיל את המספרים שרוצים לסכם (למשל, עמודת "סכום").

כמה זמן זה חוסך? תחשבו על זה, במקום לעבור ידנית על כל שורה ולבדוק, אקסל עושה את זה בשבילכם.

2. VLOOKUP – החבר הכי טוב שלכם (כשאתם מבינים אותו)

הפורמולה הזאת יכולה להיראות מפחידה בהתחלה, אבל היא מצילה חיים! VLOOKUP מאפשרת לכם למצוא מידע בטבלה אחת על סמך ערך בטבלה אחרת.

נניח, יש לכם טבלה עם מספרי תעודת זהות ושמות, ואתם רוצים להוסיף את מספרי הטלפון לטבלה הזאת, שיש לכם אותם בטבלה אחרת. VLOOKUP עושה את זה בשבילכם!

הפורמולה היא: =VLOOKUP(lookupvalue, tablearray, colindexnum, [range_lookup]).

  • lookup_value: הערך שאתם מחפשים (למשל, מספר תעודת זהות).

  • table_array: הטווח של הטבלה שמכילה את הערך שאתם מחפשים ואת המידע שאתם רוצים להחזיר.

  • colindexnum: מספר העמודה בטבלה שמכילה את המידע שאתם רוצים להחזיר.

  • range_lookup: TRUE (או 1) לחיפוש משוער, FALSE (או 0) לחיפוש מדויק. תמיד תשתמשו ב-FALSE, אלא אם אתם יודעים בדיוק מה אתם עושים.

אוקיי, אני יודעת, זה נשמע מסובך. אבל תאמינו לי, אחרי שתנסו את זה פעם אחת, אתם תבינו כמה זה גאוני. אני זוכרת שניסיתי להבין את זה בפעם הראשונה, הייתי צריכה לראות סרטון הדרכה שלם שלוש פעמים! אבל בסוף, זה פשוט הקליק.

3. IF – קבלת החלטות מהירה (ובלי ויכוחים)

הפורמולה הזאת מאפשרת לכם להגדיר תנאי, ואקסל יחזיר תוצאה בהתאם לתנאי הזה.

נניח, אתם רוצים לסמן את כל הלקוחות שקנו מעל 1000 ש"ח כ"לקוחות VIP". אפשר להשתמש ב-IF. הפורמולה היא: =IF(logicaltest, valueiftrue, valueif_false).

  • logical_test: התנאי שאתם בודקים (למשל, A1>1000).

  • valueiftrue: הערך שיוחזר אם התנאי מתקיים (למשל, "VIP").

  • valueiffalse: הערך שיוחזר אם התנאי לא מתקיים (למשל, "" – ריק).

אני זוכרת שפעם השתמשתי בפורמולה הזאת כדי לבדוק אם העובדים שלי עמדו ביעדים שלהם. זה היה כל כך פשוט ומהיר, במקום לעבור על כל דו"ח בנפרד. פתאום היה לי יותר זמן לשתות קפה (וכולנו יודעים כמה זה חשוב!).

אבל רגע, מה אם זה לא עובד?

האמת? גם לי זה לא תמיד עובד. לפעמים יש שגיאות, לפעמים הפורמולה לא מבינה מה אני רוצה, ולפעמים אני פשוט טועה. וזה בסדר! הדבר הכי חשוב זה לא לוותר. תבדקו את עצמכם, תחפשו בגוגל, תשאלו חברים. ובסוף, תמצאו את הפתרון.

אז מה עכשיו?

אני יודעת, קראתם את כל זה, ואולי אתם עדיין מרגישים קצת מאוימים. אבל תאמינו לי, אתם יכולים לעשות את זה! תתחילו עם הפורמולות הבסיסיות, תנסו אותן על נתונים אמיתיים, ותראו איך זה משנה את החיים שלכם.

ואני יודעת מה אתם חושבים עכשיו – "אוקיי, אבל מה עם כל שאר הפורמולות המפחידות האלה?". תאמינו לי, גם אני לא יודעת את הכל. אבל זה היופי באקסל – תמיד יש מה ללמוד.

לסיום, אני רוצה לשאול אתכם – איזו משימה תנסו לפשט בעזרת אקסל כבר היום? שתפו אותי!