אוי, פגישות. מי לא מכיר את התחושה הזו של שעתיים שמתארכות כמו נצח, כשבסוף יוצאים בתחושה שלא הושג כלום? אני לגמרי שם איתכן. פעם הייתי יוצאת מפגישות מרוקנת, עם רשימת מטלות ארוכה יותר ממה שהייתה לי לפני, ותוהה אם זה באמת חייב להיות ככה.
ואז, אחרי לא מעט ניסוי וטעייה (בעיקר טעייה, אם להיות כנה), הבנתי משהו: הבעיה היא לא באורך הפגישה, אלא במה שממלאים אותו. זה לא עניין של "יותר מהר", אלא של "יותר ממוקד".
התובנה המפתיעה? הפגישה הכי אפקטיבית היא זו שמתחילה עוד לפני שהיא בכלל התחילה.
מה זאת אומרת?
1. מטרה ברורה - מצפן ולא רק רשימה
תחשבו על זה רגע: כמה פעמים נכנסתם לפגישה בלי באמת לדעת מה בדיוק אתם רוצים להשיג? זה כמו לצאת לטיול בלי מפה, סביר להניח שתסתובבו במעגלים.
אז הנה הטיפ הראשון: לפני כל פגישה, שאלו את עצמכם: "מה הדבר האחד שאני רוצה להשיג בפגישה הזו?". לא שלושה דברים, לא חמישה – אחד. זה המצפן שלכם.
לדוגמה, במקום "לדון על הפרויקט החדש", תגדירו "לקבל החלטה על הכיוון האסטרטגי של הפרויקט החדש". ההבדל קטן, אבל משמעותי.
ואם אתם בצד השני, זה הזמן לשאול - האם המטרה של הפגישה ברורה לי?
2. הכנה מוקדמת - משחק מקדים (חיובי, מבטיחה)
אני יודעת, זה נשמע מובן מאליו, אבל תחשבו על זה רגע בכנות: כמה פעמים באמת הכנתם את כל החומרים הרלוונטיים לפני הפגישה? כמה פעמים שלחתם אותם מראש למשתתפים כדי שיוכלו לעיין בהם?
פעם, הייתי מאמינה שפגישה היא המקום לדון בכל הפרטים הקטנים, אבל גיליתי שזה פשוט בזבוז זמן משווע. במקום לבזבז את זמן הפגישה על הסברים, השתמשו בו כדי לקבל החלטות.
מחקרים מראים (לדוגמה, מחקר של Bain & Company) שאפשר לחסוך עד 71% מזמן הפגישה על ידי הכנה מוקדמת. תחשבו מה אפשר לעשות עם כל הזמן הזה!
3. להתחיל בזמן (אבל באמת)
זה אולי נשמע כמו עצה בסיסית, אבל תתפלאו כמה אנשים מאחרים לפגישות. איחור של חמש דקות אולי נראה זניח, אבל הוא משבש את כל הדינמיקה וגורם לכולם לאחר לפחות באותו פרק זמן. זה מעגל קסמים שלילי.
דקה מתעכבת - שעה מתחרטת.
היו מודעים לזמן שלכם, ושל אחרים. אם אתם יודעים שתאחרו, שלחו הודעה מראש. זה מראה כבוד.
4. להיות ממוקדים - בלי "רעשי רקע"
תחשבו על זה: כמה פעמים במהלך פגישה מישהו בדק את הטלפון שלו? כמה פעמים מישהו קטע את הדיון עם הערה לא רלוונטית?
זה קורה לכולנו, אבל זה פוגע באפקטיביות של הפגישה. נסו ליצור סביבה שמאפשרת ריכוז. כבו טלפונים, סגרו לשוניות מיותרות במחשב, והישארו ממוקדים בנושא של הפגישה.
5. תכל'ס - חוק 20/80 בפעולה
תזכרו את עקרון פארטו: 20% מהמאמץ שלכם יניבו 80% מהתוצאות. בפגישה, זה אומר שאתם צריכים להתמקד במה שבאמת חשוב, ולא להתעכב על פרטים שוליים.
לפעמים, צריך להיות אמיצים ולומר "בואו נשים את זה בצד כרגע ונתמקד במה שבאמת דחוף". זה לא תמיד קל, אבל זה חיוני.
אני זוכרת פעם פגישה שהייתה אמורה לקחת שעתיים, ובסוף סיימנו אותה תוך 45 דקות. איך? התמקדנו בשלוש ההחלטות הכי חשובות, והשארנו את השאר לדיון נפרד. זה היה משחרר.
6. סיכום ברור - מה הלאה?
אחרי שהשגתם את המטרה שלכם, ודאו שכולם יודעים מה הצעדים הבאים. מי אחראי על מה, ומתי זה צריך לקרות?
שלחו סיכום קצר של הפגישה עם רשימת המטלות והדד-ליינים. זה ימנע אי הבנות ויבטיח שכולם יהיו על אותו דף.
7. ובסוף, תזכרו - זה לא רק על זמן, זה על אנשים
פגישה אפקטיבית היא לא רק עניין של ניהול זמן. זה גם עניין של יחסים.
תנו מקום לכולם להביע את דעתם, הקשיבו בתשומת לב, ותהיו אמפתיים. זכרו שבסופו של דבר, אתם עובדים עם אנשים, לא עם רובוטים.
פעם, אחרי פגישה קשה במיוחד, הבנתי שהבעיה לא הייתה בתוכן, אלא באווירה. כולם היו מתוחים ועצבניים, ואף אחד לא הקשיב באמת למה שהשני אמר. למדתי את הלקח: לפעמים, צריך לקחת רגע לנשום, לחייך, ולהזכיר לעצמנו שאנחנו באותה סירה.
אז, מה דעתכן? האם גם אתן מרגישות שלפעמים פגישות מרגישות כמו בזבוז זמן? האם יש לכן טיפים נוספים להפוך פגישות ליעילות יותר? אני סקרנית לשמוע!
