היי, אני נעמה. ובואו נדבר רגע על פגישות.
אני יודעת, אני יודעת, העיניים שלכם כבר מתגלגלות. "עוד פוסט על איך לקצר פגישות? כמה אפשר?" ואני לגמרי איתכם. גם אני הייתי שם. שנים של ישיבות מייגעות, חסרות תכלית, שגרמו לי לתהות אם יש לי בכלל שליטה על הזמן שלי.
אבל אז הבנתי משהו – הבעיה היא לא באורך הפגישה, אלא במה שאנחנו עושים (או לא עושים) בתוכה.
אני זוכרת פגישה אחת במיוחד, לפני כמה שנים. הייתי מנהלת פרויקט צעירה ונלהבת, והיו לנו פגישות צוות שבועיות קבועות. שעתיים! שעתיים שלמות של דיווחים, עדכונים וחפירות אינסופיות. הייתי יוצאת מהן מותשת, מרגישה שלא הספקתי כלום, ושבעצם בזבזתי שעתיים יקרות של עבודה אמיתית.
ניסיתי הכל – סדר יום מפורט, טיימר, אפילו קנסות (וירטואליים, כן?) למי שחורג מהזמן. כלום לא עזר. הפגישות פשוט המשיכו להתארך ולהתארך.
ואז, יום אחד, קראתי מאמר על... תאמינו או לא, על תזונה! כן, כן, תזונה. המאמר דיבר על כך שלפעמים, הדרך הכי טובה לרדת במשקל היא לאכול יותר, אבל לאכול נכון. זה עשה לי קליק.
אולי הדרך הכי טובה לקצר פגישות היא לא לנסות בכוח לקצר אותן, אלא להפוך אותן ליעילות יותר? לתת להן את ה"תזונה" הנכונה?
התחלתי לחקור. קראתי מחקרים על דינמיקה קבוצתית, על תקשורת אפקטיבית, אפילו קצת פילוסופיה של זמן. (מקור מעניין במיוחד היה הספר "ניהול זמן בעידן הדיגיטלי" של ד"ר יעל ארד, שגרם לי לחשוב על איך הטכנולוגיה משפיעה על היכולת שלנו להתרכז).
ומה גיליתי?
הדבר הכי חשוב זה מיינדסט.
כן, אני יודעת, קלישאתי. אבל תחשבו על זה רגע. אם אנחנו נכנסים לפגישה עם הגישה ש"חייבים לסיים את זה כמה שיותר מהר", אנחנו לחוצים, מתוחים, ולא באמת מקשיבים. אנחנו מרוכזים ב"לעבור את זה", ולא בלמצוא פתרונות אמיתיים.
אז מה עושים?
- לפני הפגישה: שאלו את עצמכם – מה המטרה האמיתית? לא "לעדכן את כולם", אלא – מה באמת חשוב להשיג בפגישה הזו? איזה החלטות צריך לקבל? איזה בעיות צריך לפתור? נסחו את המטרה הזו בצורה ברורה ותמציתית, וודאו שכולם מודעים לה.
- תזונה רגשית: חשוב לא פחות מהתוכן. יצירת אווירה נינוחה, פתוחה וכנה. שתפו גם קצת הומור עצמי, ודאו שכל אחד מרגיש בנוח להביע את דעתו. לפעמים, הפסקת צחוק קטנה יכולה להפיג מתח ולשחרר חסימות.
- אמצע הפגישה: הקשיבו באמת. זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל כמה פעמים קורה שאנחנו עסוקים בניסוח התגובה שלנו במקום באמת להקשיב למה שהאחר אומר? תרגלו הקשבה פעילה – שאלו שאלות מבהירות, סכמו את מה ששמעתם, הראו שאתם מבינים את נקודת המבט של האחר.
- אחרי הפגישה: פעלו! פגישה בלי המשך מעשי היא בזבוז זמן מוחלט. ודאו שלכל אחד יש משימות ברורות, עם דדליין מוגדר. שלחו סיכום פגישה קצר ותמציתי, וודאו שכולם מודעים לאחריות שלהם.
אבל הנה טוויסט:
לא כל פגישה חייבת להיות יעילה.
כן, שמעתם נכון. לפעמים, אנחנו צריכים פשוט להקדיש זמן לשיחה חופשית, לסיעור מוחות, לבניית קשרים בין חברי הצוות. הפגישות האלו הן כמו "ויטמינים" – הן לא תמיד מביאות תוצאות מיידיות, אבל הן חיוניות לבריאות ולמוטיבציה של הצוות.
אני זוכרת תקופה שבה הרגשתי שכל הפגישות שלנו חייבות להיות "פרודוקטיביות" בכל מחיר. זה גרם לי להיות לחוצה, ביקורתית ולא סבלנית. בסופו של דבר, הבנתי שזה פוגע ביצירתיות ובאווירה הטובה בצוות.
אז מה למדתי?
איזון הוא המפתח.
תדעו מתי לתת לפגישה "לזרום", ומתי להיות תכליתיים וממוקדים. תלמדו להקשיב לאינטואיציה שלכם, ולהרגיש מה הצוות צריך באותו רגע.
ועוד דבר קטן, אבל חשוב:
תמיד תתחילו בזמן.
אני יודעת, זה נשמע כמו עצה של סבתא, אבל תאמינו לי – זה עושה פלאים. כשמתחילים בזמן, זה משדר מסר של כבוד לזמן של כולם, ויוצר אווירה של רצינות ומחויבות.
אז, אחרי כל זה, מה הנקודה שלי?
הנקודה שלי היא שפגישות לא חייבות להיות סיוט. הן יכולות להיות הזדמנות לחיבור, ליצירתיות ולשיתוף פעולה. הן יכולות להיות כלי רב עוצמה לקידום מטרות משותפות.
אבל כדי שזה יקרה, אנחנו צריכים לשנות את הגישה שלנו. אנחנו צריכים להפסיק לראות בהן מטרד, ולהתחיל לראות בהן הזדמנות.
אני יודעת, זה לא קל. זה דורש מאמץ, תרגול ושינוי הרגלים. אבל אני מבטיחה לכם – זה שווה את זה.
אז, מה אתכם? מוכנים לנסות? אשמח לשמוע את המחשבות שלכם בתגובות! ואם יש לכם טיפים נוספים – שתפו אותם! ביחד, נוכל להפוך את הפגישות שלנו ליעילות יותר, מהנות יותר ומשמעותיות יותר.
וזכרו, כמו שאמרה פעם חברה טובה שלי, "פגישה טובה היא כמו ריקוד טוב – יש בה קצב, יש בה תנועה, ויש בה חיבור".
נכון, קצת קיטשי. אבל לגמרי נכון.
