היי, אני נעמה. וכן, גם אני הייתי שם – תקועה בפגישות אינסופיות שמרגישות כמו בזבוז זמן מוחלט. את יודעת, אלה שאת יוצאת מהן יותר מותשת מבסוף יום עבודה מלא? נכון שזה מתסכל?
פעם הייתי בטוחה שהבעיה היא רק ב"מה" – מה שאנחנו עושים בפגישה. עוד אג'נדה, עוד מצגת, עוד דיון מייגע. אבל אחרי לא מעט ניסוי וטעייה (וקצת תסכול, אני מודה), הבנתי שהסוד האמיתי טמון ב"איך". איך אנחנו ניגשות לפגישה, איך אנחנו מתקשרות, ואיך אנחנו מנהלות את הזמן שלנו.
אז בואי נדבר על זה, כמו שתי חברות שיושבות לקפה. בלי בולשיט, רק עצות אמיתיות שעבדו לי (וגם לאחרים!).
אז מה בעצם הופך פגישה לבזבוז זמן? (רמז: זה לא תמיד מה שאת חושבת)
יצא לי לקרוא מחקר מעניין של אוניברסיטת הרווארד על אפקטיביות של פגישות. אחד הדברים שהכי תפסו אותי זה שהם גילו שהרבה פעמים הבעיה היא בכלל לא בנושא של הפגישה, אלא באווירה. אווירה לחוצה, ביקורתית, או פשוט משעממת – כל אלה הורגים את היצירתיות והפרודוקטיביות.
אבל רגע, לפני שאת אומרת "נו, ברור, אבל מה אני יכולה לעשות עם זה?", אני רוצה לשתף אותך במשהו אישי. פעם ניהלתי צוות שסבל מפגישות ארוכות ומייגעות. ניסיתי הכל – אג'נדות מפורטות, טיימרים, אפילו הפסקות יוגה קצרות (אל תשאלי!). אבל כלום לא עבד. עד שהבנתי שהבעיה היא אני. הייתי כל כך מרוכזת ב"להעביר את החומר" ששכחתי להקשיב.
האסימון נפל כשפשוט התחלתי לשאול שאלות. שאלות אמיתיות, כאלה שבאמת מעניין אותי לשמוע את התשובה עליהן. זה שינה הכל. הפגישות הפכו לשיחות, והצוות התחיל להיות מעורב ופרודוקטיבי יותר.
הכיני את הקרקע להצלחה (עוד לפני שהפגישה מתחילה)
תחשבי על זה כמו גינה – את לא זורעת זרעים על אדמה יבשה וקשה, נכון? את קודם כל מכינה את האדמה, מדשנת אותה, ורק אז זורעת. אותו דבר עם פגישות.
- הגדירי מטרה ברורה ומדויקת. "לדבר על הפרויקט" זה לא מטרה. "לקבל החלטה לגבי ציר הזמן של הפרויקט ולחלק תפקידים" – זה כבר יותר טוב. שאלי את עצמך: מה אני רוצה להשיג בפגישה הזאת?
- שתפי את המשתתפים מראש באג'נדה ובחומרים רלוונטיים. תני להם זמן לחשוב ולהתכונן. זה לא רק חוסך זמן בפגישה עצמה, אלא גם מאפשר להם להרגיש מוערכים ומעורבים.
- תשאלי את עצמך: האם הפגישה הזאת בכלל נחוצה? לפעמים מייל או שיחת טלפון קצרה יכולים להספיק. לפעמים גם לא צריך כלום. תחשבי על זה.
בזמן הפגישה: תזמיני את הקסם לקרות
אוקיי, הגענו לדבר האמיתי. איך הופכים פגישה משעממת למשהו מעניין ומועיל? הנה כמה טיפים שעבדו בשבילי:
- תתחילי עם Check-in קצר. שאלי כל משתתף איך הוא מרגיש, מה מעסיק אותו. זה לא רק יוצר חיבור אנושי, אלא גם עוזר לאנשים להתרכז בפגישה. תאמיני לי, זה עובד פלאים.
- תקשיבי באמת. זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל תחשבי כמה פעמים את מקשיבה רק כדי להגיב, ולא כדי להבין. נסי להקשיב בלי לשפוט, בלי לתכנן מה את הולכת להגיד. תופתעי מה תגלי.
- תהיי קצרה ולעניין. אנשים לא אוהבים לשמוע הרצאות ארוכות ומייגעות. דברי בתמציתיות, תתמקדי בעיקר, ותני לאחרים את הבמה.
- תעודדי דיון פתוח וכנה. אל תפחדי לשאול שאלות קשות, לאתגר הנחות, או להביע דעה שונה. זה מה שמביא לפתרונות יצירתיים וחדשניים.
- תסיימי עם Action Items ברורים. מי עושה מה, מתי, ואיך? בלי זה, הפגישה היא סתם דיבורים באוויר.
השוס האמיתי: תעזו להיות לא מושלמות
אחד הדברים שהכי עזרו לי לשפר את הפגישות שלי זה להפסיק לנסות להיות מושלמת. להודות בטעויות, לחשוף את הקשיים, ולהיות פשוט… אנושית.
לדוגמה, פעם ניהלתי פגישה סוערת שבה כולם התווכחו אחד עם השני. במקום לנסות להשתיק אותם, פשוט אמרתי: "תראו, אני מבינה שכולם נרגשים מהנושא הזה, אבל אנחנו צריכים למצוא דרך לדבר בצורה מכבדת יותר. אולי נעשה סיבוב שבו כל אחד אומר מה הכי חשוב לו?". זה עבד כמו קסם.
היכולת להודות בחוסר שלמות היא סוג של סופר-פאוור. היא מאפשרת לך ליצור קשר אמיתי עם אנשים, לבנות אמון, ולהוביל בצורה אותנטית יותר.
אז מה הלאה? אני מזמינה אותך לקחת את הטיפים האלה ולנסות אותם בפגישה הבאה שלך. ואם זה לא יעבוד ישר, אל תתייאשי. תמשיכי לנסות, להשתפר, וללמוד.
ואני הכי אשמח לשמוע איך זה עבד לך. אולי יש לך טיפים משלך? בואי נשתף, נלמד אחת מהשנייה, ונהפוך את העולם לפגישות קצת פחות מייגעות!
