האמת? עד לפני כמה שנים, כשאמרו לי "אקסל", ישר דמיינתי טבלאות אינסופיות, נוסחאות מסובכות ובעיקר - כאב ראש רציני. הייתי מעדיפה לספור כבשים מאשר להתעסק עם זה. באמת.
אבל אז קרה משהו. נקלעתי לפרויקט שהיה תלוי כולו באקסל. בהתחלה ניסיתי להתחמק, להעביר את זה הלאה, אבל בסוף לא הייתה ברירה. נאלצתי לצלול למים העמוקים. ואתם יודעים מה? גיליתי משהו מפתיע. אקסל, כשמכירים אותו קצת, יכול להיות חבר טוב. ממש טוב.
אז אם אתם כמוני פעם, וחושבים שאקסל זה רק למביני עניין עם תואר במתמטיקה, המאמר הזה בשבילכם. אני הולכת לשתף אתכם בפורמולות שיצילו לכם שעות עבודה, גם אם אתם טכנופובים מושבעים. ואני מבטיחה, לא יהיו פה משוואות מפחידות.
ההבטחה שלי אליכם: בסוף המאמר הזה, תסתכלו על אקסל קצת אחרת. אולי אפילו תגלו בו פוטנציאל. ואם לא, לפחות תדעו איך להשתמש בכמה פורמולות שישפרו לכם את החיים.
SUM: סוכם לי בבקשה!
אוקיי, נתחיל עם הקלאסיקה. SUM, או בעברית – סכום. נשמע פשוט, נכון? וזה באמת פשוט.
נניח שיש לכם טבלה עם הוצאות חודשיות. במקום לספור כל סעיף בנפרד ולסכם במחשבון (מי בכלל זוכר איפה המחשבון נמצא?), פשוט כותבים בתא ריק: =SUM(A1:A10)
מה זה אומר? זה אומר "תסכם את כל המספרים שנמצאים בתאים A1 עד A10". פשוט, נכון?
רגע, אבל מה אם אני רוצה לסכם רק חלק מהתאים? שאלה מצוינת! אפשר פשוט לכתוב =SUM(A1, A3, A5). זה יסכם רק את התאים האלה.
טיפ קטן: אתם יכולים ללחוץ על התאים שאתם רוצים לסכם במקום לכתוב את השמות שלהם. פשוט תכתבו =SUM( ואז תתחילו ללחוץ על התאים. אקסל כבר ידאג לשאר.
AVERAGE: כמה אני מוציאה בממוצע על קפה?!
אחרי שסיכמנו את ההוצאות, מעניין לדעת כמה אנחנו מוציאים בממוצע על קפה, נכון? (אצלי זה בטח סכום מטורף…)
בשביל זה יש את הפורמולה AVERAGE. היא מחשבת את הממוצע של טווח תאים.
כותבים בתא ריק: =AVERAGE(B1:B10)
זה אומר "תחשב את הממוצע של המספרים שנמצאים בתאים B1 עד B10".
אני זוכרת שפעם, כשעבדתי במסעדה, המנהל שלי היה משתמש ב-AVERAGE כדי לחשב את הממוצע טיפ לכל מלצר. זה חסך לו המון זמן ועשה את החיים הרבה יותר קלים.
IF: תנאי! תנאי!
פה כבר מתחיל להיות מעניין. פורמולת IF מאפשרת לנו לעשות דברים מותנים. כלומר, "אם משהו מתקיים, תעשה ככה. אם לא, תעשה משהו אחר".
לדוגמה, נניח שיש לנו טבלה עם ציונים של תלמידים. אנחנו רוצים לסמן מי עבר ומי נכשל.
כותבים בתא ריק: =IF(C1>=60, "עבר", "נכשל")
מה זה אומר? זה אומר "אם הציון בתא C1 גדול או שווה ל-60, תכתוב 'עבר'. אם לא, תכתוב 'נכשל'".
שימו לב: המילים "עבר" ו"נכשל" נמצאות בתוך גרשיים. זה אומר שאנחנו רוצים שאקסל יכתוב את המילים האלה, ולא יתייחס אליהן כאל פורמולות.
מקור השראה: בזמן שלמדתי את הפורמולה הזאת, נזכרתי בספר "קיצור תולדות האנושות" של יובל נח הררי. הוא מדבר על איך התרבות שלנו מבוססת על "אם… אז…". אם תהיה גשם, אז נצטרך מחסה. אם יהיה חורף, אז נצטרך בגדים חמים. פורמולת IF היא בעצם כמו ההחלטות שאנחנו מקבלים כל יום. (כן, אני יודעת, קצת קיצוני לקשר את זה לאקסל, אבל ככה הראש שלי עובד!).
COUNTIF: כמה פעמים קניתי גלידה החודש?!
הפורמולה הזאת עוזרת לנו לספור כמה פעמים משהו מופיע בתוך טווח תאים.
נניח שיש לנו טבלה עם רשימת קניות. אנחנו רוצים לדעת כמה פעמים קנינו גלידה החודש (סתם דוגמה, כן?).
כותבים בתא ריק: =COUNTIF(D1:D20, "גלידה")
זה אומר "תספור כמה פעמים המילה 'גלידה' מופיעה בתאים D1 עד D20".
אני זוכרת שפעם, כשארגנתי אירוע גדול, השתמשתי ב-COUNTIF כדי לספור כמה אנשים אישרו הגעה. זה חסך לי המון טלפונים מייגעים.
VLOOKUP: איפה לעזאזל שמתי את הטלפון של הספק הזה?!
האמת? זאת אולי הפורמולה הכי מורכבת מבין אלה שהצגתי פה, אבל היא גם סופר שימושית. VLOOKUP מאפשרת לנו לחפש מידע בטבלה ולמצוא את המידע המתאים לו.
נניח שיש לנו טבלה עם רשימת ספקים והטלפונים שלהם. אנחנו רוצים למצוא את הטלפון של ספק ספציפי.
כותבים בתא ריק: =VLOOKUP("שם הספק", A1:B10, 2, FALSE)
מה זה אומר?
- "שם הספק": זה הערך שאנחנו מחפשים.
- A1:B10: זה הטווח שבו אנחנו מחפשים.
- 2: זה אומר שאנחנו רוצים להחזיר את הערך שנמצא בעמודה השנייה בטווח.
- FALSE: זה אומר שאנחנו רוצים למצוא התאמה מדויקת.
אני יודעת, זה נשמע קצת מסובך, אבל אחרי כמה פעמים זה הופך להיות טבעי.
טיפ קטן: תנסו לחפש סרטונים ביוטיוב שמסבירים על VLOOKUP. לפעמים לראות את זה בפעולה עוזר להבין את זה יותר טוב.
מקור השראה: לפני כמה זמן קראתי מאמר על החשיבות של ארגון מידע בעולם העסקי. המאמר הסביר איך חברות משתמשות בטבלאות נתונים כדי לקבל החלטות טובות יותר. זה גרם לי להבין כמה אקסל הוא כלי חשוב, גם אם הוא נראה קצת משעמם בהתחלה. (הנה הקישור למאמר, אם אתם סקרנים: [הסרתי קישור פיקטיבי])
מה הלאה? לאן מכאן?
אוקיי, הגענו לסוף. אני מקווה שהצלחתי לשנות לכם קצת את נקודת המבט על אקסל. אולי אפילו גרמתי לכם לרצות לנסות את הפורמולות האלה בעצמכם.
אבל האמת היא, שאקסל הוא עולם עצום. יש עוד המון פורמולות, פונקציות וטריקים שאפשר ללמוד.
אני עדיין לומדת. עדיין טועה. עדיין מתסכלת לפעמים. אבל אני גם נהנית מהדרך.
אז מה אתכם? איזה פורמולות אתם הכי אוהבים? יש לכם טיפים משלכם? שתפו אותי בתגובות! אולי אפילו נלמד משהו חדש ביחד.
וזכרו - אקסל הוא רק כלי. מה שחשוב זה מה שאתם עושים איתו.
