אני חייבת להודות, ניהול זמן תמיד הרגיש לי כמו עוד מישהו שמנסה להגיד לי מה לעשות. כאילו, החיים שלי לא מספיק כאוטיים? אני צריכה גם אפליקציה שתנזוף בי על זה שאני מבזבזת זמן על גלילה באינסטגרם?
אבל האמת היא, שאחרי שנים של ניסיונות (והרבה כישלונות!), הבנתי שניהול זמן טוב הוא לא עניין של משמעת עצמית מטורפת, אלא של הקשבה לעצמך. זה למצוא את הכלים שיעזרו לך לעשות את מה שחשוב לך, בלי להרגיש שאתה נחנק תחת עומס.
אז אחרי שחפרתי באינספור אפליקציות, שמעתי המלצות מחברות (והרמתי גבה על חלקן), ואפילו קראתי מחקרים על פרודוקטיביות (מקור מפתיע: הספר "Deep Work" של קאל ניופורט גרם לי לחשוב מחדש על הכל!), גיבשתי רשימה של אפליקציות ניהול זמן שלא רק עוזרות לי להיות יותר יעילה, אלא גם עושות את זה בצורה… אנושית. כן, זה אפשרי!
אז מה למדתי? ניהול זמן הוא לא מרוץ נגד הזמן, אלא ריקוד איתו. ואני רוצה לחלוק איתך את השירים שאני אוהבת לרקוד איתם.
1. Forest: כי לפעמים צריך פשוט לשים את הטלפון בצד
אוקיי, אז נתחיל עם אחת שאולי נשמעת קצת טיפשית, אבל עובדת פלאים. Forest מאפשרת לשתול "עץ וירטואלי" ברגע שאתה מתחיל משימה. אם תצא מהאפליקציה לפני שהזמן יעבור, העץ ימות. פשוט, אבל גאוני.
בהתחלה חשבתי שזה גימיק זול, אבל אז הבנתי משהו חשוב: הבעיה שלי היא לא חוסר ידע על ניהול זמן, אלא חוסר יכולת להתמקד. אני כל הזמן בודקת מיילים, הודעות, עדכונים... ואז, פוף, שעתיים נעלמו.
Forest עוזרת לי ליצור את הגבולות האלה. היא מזכירה לי, בצורה עדינה, שאני בחרתי להתמקד במשהו. והעץ המת הזה? הוא תזכורת ויזואלית לכל הפעמים שהסכמתי להתפתות להסחות דעת.
2. Trello: כי החיים הם לא רשימת משימות, אלא זרימה
אני יודעת, Trello קיימת כבר שנים. אבל היא עדיין אחת האפליקציות הכי טובות לניהול פרויקטים, בעיקר כי היא כל כך גמישה. אפשר להשתמש בה לכל דבר, מתיכנון חופשה ועד ניהול פרויקט גדול בעבודה.
מה שמיוחד ב-Trello הוא הגישה הויזואלית שלה. במקום רשימת משימות ארוכה ומאיימת, יש לוחות עם כרטיסיות שאפשר להזיז ממקום למקום. זה עוזר לי לראות את התמונה הגדולה, להבין איפה הדברים תקועים, ולמצוא פתרונות יצירתיים.
אבל מה שאני הכי אוהבת ב-Trello זה שהיא מזכירה לי שהחיים הם לא סטטיים. הדברים משתנים, מתקדמים, לפעמים גם חוזרים אחורה. וזה בסדר.
3. Notion: כי הכל קשור להכל
Notion היא האפליקציה הזו שכולם מדברים עליה, ובצדק. היא משלבת בין ניהול משימות, רישום הערות, ניהול פרויקטים, ויקי אישי… בקיצור, הכל.
בהתחלה הרגשתי קצת מוצפת מכל האפשרויות, אבל אז הבנתי את היופי שבה: היא מאפשרת לי לחבר בין כל חלקי החיים שלי. אני יכולה לתכנן פרויקט בעבודה, לרשום הערות על הספר שאני קוראת, ולתזמן את הפגישה עם החברה הכי טובה, הכל במקום אחד.
זה עוזר לי לראות את הקשר בין הדברים, להבין איך הכל משפיע על הכל. וזה, בעיניי, המהות האמיתית של ניהול זמן: לא רק לעשות יותר, אלא לעשות את מה שחשוב באמת.
אז מה הלאה?
אני יודעת, זה יכול להרגיש קצת מפחיד להתחיל להשתמש באפליקציות האלה. אבל תזכרו, המטרה היא לא להפוך לרובוט פרודוקטיבי, אלא למצוא את הכלים שיעזרו לכם לחיות חיים מלאים ומספקים יותר.
נסו, תטעו, תלמדו. ואל תשכחו להקשיב לעצמכם. כי בסופו של דבר, אתם הכי טובים בניהול הזמן שלכם.
ואם יש משהו אחד שלקחתי איתי ממחקר שקראתי ב-Harvard Business Review, זה שאנשים שמקדישים זמן לדברים שחשובים להם, הם לא רק יותר פרודוקטיביים, אלא גם יותר מאושרים. זה שווה את זה, לא?
אז, איזו אפליקציה הכי מסקרנת אתכם? או אולי יש לכם טיפים משלכם לניהול זמן שלא מרגיש כמו כלא? אני סקרנית לשמוע!
