אני מודה, גם אני פעם הייתי מאלו שפותחים אקסל ומיד מרגישים את הלחץ עולה. המסך הזה, עם כל המשבצות הקטנות האלה, היה נראה כמו מבוך אינסופי. הרגשתי שאני צריכה תואר שני במתמטיקה רק כדי להבין איך לעשות חישוב פשוט. נו, מכירות את זה?
אבל אז גיליתי את הטמפלייטים.
ואז... וואו.
זה היה כמו שאקסל לחש לי בסוד: "היי, אני לא מפחיד כמו שאת חושבת. אני יכול להיות כיף!".
נשמע מוגזם? אולי. אבל תחשבו על זה רגע: כמה זמן אנחנו מבזבזים על פעולות שחוזרות על עצמן? מעקב אחרי הוצאות, תכנון חודשי, ניהול פרויקטים קטנים... הזמן הזה הוא יקר, לא? ואם הייתי אומרת לכן שאפשר לקבל אותו בחזרה?
טמפלייט זה בעצם כמו חבר טוב שכבר הכין לך את הבסיס לעבודה. הוא יודע מה את צריכה, הוא יודע איך לארגן את הנתונים, והוא משאיר לך רק את החלק הכיפי - למלא את הפרטים שלך ולראות את הקסם קורה.
בואו נצלול לכמה טמפלייטים ספציפיים ששינו לי את החיים (ואולי גם ישנו לכן):
1. מעקב הוצאות: ככה הפסקתי לפחד מחשבון הבנק
אוקיי, זאת נקודה רגישה. אני יודעת. מעקב הוצאות נשמע כמו משהו שרק רואי חשבון עושים, אבל האמת היא שזה סופר חשוב. פעם הייתי חיה מחודש לחודש, בלי באמת להבין לאן הכסף שלי הולך. ואז התקנתי טמפלט מעקב הוצאות.
ההתחלה הייתה קצת מביכה, אני מודה. גיליתי שאני מוציאה הרבה יותר כסף על קפה בחוץ ממה שחשבתי (אוי, הבושה!). אבל זה היה שווה את זה. כי ברגע שהתחלתי לעקוב, התחלתי לשלוט.
תובנה קטנה: מודעות היא הצעד הראשון לשינוי.
הטמפלייט הזה מאפשר לי לראות בדיוק לאן הולך הכסף שלי, לחלק אותו לקטגוריות (אוכל, תחבורה, בידור וכו'), ולראות גרף שמראה לי את ההוצאות שלי לאורך זמן. זה פשוט נותן לי תמונה ברורה של המצב, וזה עוזר לי לקבל החלטות טובות יותר.
2. מתכנן חודשי: כי גם החיים צריכים קצת סדר (בלי להשתגע)
אני לא מאמינה בלתכנן כל דקה ביום, אבל אני כן מאמינה בחזון כללי. טמפלייט מתכנן חודשי עוזר לי להגדיר את המטרות שלי לחודש הקרוב, ולתכנן את המשימות שלי בהתאם.
אני אוהבת במיוחד את האפשרות לחלק את המשימות לקטגוריות (עבודה, לימודים, משפחה, פנאי), ואת העובדה שאני יכולה לראות במבט אחד מה מחכה לי.
טיפ קטן: אל תנסו לדחוס יותר מדי משימות ליום אחד. תהיו ריאליסטיות, ותתגמלו את עצמכן על ההצלחות הקטנות.
3. ניהול פרויקטים קטנים: ככה אני שומרת על השפיות שלי (ועומדת בדד-ליינים)
אוקיי, זה טמפלייט חובה לכל מי שעובדת מהבית, או שיש לה פרויקטים צדדיים שהיא רוצה לקדם. אני משתמשת בו כדי לעקוב אחרי כל המשימות שלי, להגדיר דד-ליינים, ולראות את ההתקדמות שלי.
האמת היא, שפעם הייתי מאבדת את עצמי בתוך ים המשימות שלי. הכל היה נראה כמו גוש אחד גדול ומפחיד, והייתי דוחה הכל לרגע האחרון. אבל עם הטמפלייט הזה, אני יכולה לחלק את הפרויקט למשימות קטנות וברורות, ולראות איך אני מתקדמת צעד אחרי צעד.
מקור השראה: כשקראתי את "Getting Things Done" של דיוויד אלן (מקור מקצועי!), הבנתי שאקסל יכול להיות הכלי האישי שלי למימוש השיטה הזאת, ולא רק תוכנה משרדית משמימה.
איפה מוצאים את הטמפלייטים האלה?
אז כאן מגיע הקטע הכיפי. אקסל מגיע עם גלריה של טמפלייטים מובנים, פשוט תפתחו אקסל חדש ותבחרו טמפלייט שמתאים לכן. בנוסף, יש המון אתרים שמציעים טמפלייטים בחינם או בתשלום, כמו אתר מיקרוסופט עצמו או אתרים כמו Vertex42.com (מקור נוסף!).
אבל הנה הטריק הקטן שלי: אל תפחדו להתאים את הטמפלייטים לצרכים שלכן. תשנו את הצבעים, תוסיפו עמודות, תמחקו שורות... תהפכו את הטמפלייט למשהו שהוא שלכן. כי בסופו של דבר, זה הכלי שלכן, והוא צריך לעבוד בשבילכן.
למה זה עובד? זה לא רק על האקסל...
אני חושבת שהקסם של הטמפלייטים הוא לא רק ביכולת שלהם לחסוך לנו זמן. זה גם ביכולת שלהם לתת לנו תחושה של שליטה. כשאנחנו יודעות לאן הולך הכסף שלנו, כשאנחנו מתכננות את הזמן שלנו, כשאנחנו עוקבות אחרי ההתקדמות שלנו... אנחנו מרגישות יותר בטוחות בעצמנו, ויותר מסוגלות להגשים את המטרות שלנו.
אז בפעם הבאה שאתן פותחות את אקסל, אל תפחדו. תחשבו על זה כעל הזדמנות. הזדמנות לקחת שליטה על החיים שלכן, הזדמנות לחסוך זמן, והזדמנות לגלות את החבר החדש הכי טוב שלכן: הטמפלייט.
עכשיו, ספרו לי בתגובות: איזה טמפלייט הכי הייתן רוצות לנסות? או אולי יש לכן טיפ משלכן לשימוש באקסל? יאללה, בואו נשתף פעולה ונהפוך את האקסל לידיד הכי טוב של כולנו!
