היי, אני נעמה, וניהול משימות תמיד היה הצד החלש שלי. כן, כן, גם אני, כמו כולכם, ניסיתי את כל האפליקציות הנוצצות, את כל השיטות המבטיחות, את כל התבניות ש"יפתרו לי את החיים". ואז... כלום. או יותר נכון, שנאה. שנאה עמוקה לתהליך, למערכת, לעובדה שאני צריכה בכלל "לנהל" את החיים שלי. מוכר לכם?
פעם, בראיון עבודה, שאלתי את המנהל "מה הסוד שלך לארגון?". הוא צחק ואמר: "הסוד שלי? אני פשוט עושה את מה שצריך לעשות". חשבתי לעצמי, איזה קלישאה! אבל עם הזמן, הבנתי שהוא פשוט מצא את הדרך שלו. וזו בדיוק הנקודה. אין תבנית אחת שמתאימה לכולם.
אז, מה עושים?
אני רוצה להציע לכם גישה קצת אחרת. לא תבניות קשיחות, אלא עקרונות שאפשר להתאים אותם לחיים שלכם. וכן, גם אני אתן לכם כמה דוגמאות, אבל אני רוצה שתסתכלו עליהן כהשראה, לא כמתכון.
1. הכירו את עצמכם: מה באמת חשוב לכם?
לפני שאתם בכלל פותחים אפליקציה או מתחילים לשרטט טבלה, עצרו רגע. מה הערכים שלכם? מה הדברים שנותנים לכם אנרגיה? מה גורם לכם להרגיש פרודוקטיביים? אני יודעת שזה נשמע קצת "רוחניקי", אבל זה הבסיס לכל דבר.
אני, למשל, גיליתי שאני צריכה גיוון. אם אני עושה משהו מונוטוני מדי, אני מתחילה להשתגע. אז התחלתי לשלב משימות שונות – קצת כתיבה, קצת תכנון, קצת יצירה. זה עובד בשבילי. מה יעבוד בשבילכם?
שאלה למחשבה: אם הייתם יכולים להעביר יום שלם רק על משימות שאתם אוהבים, מה הייתם עושים?
2. תבנית ה"פרויקט האישי": הפכו את החיים למשחק.
הרעיון הזה הגיע אלי ממקור לא צפוי – ספר על עיצוב משחקים. (כן, אני יודעת, זה נשמע מוזר). הספר טען שאנחנו אוהבים משחקים כי הם נותנים לנו תחושת שליטה, מטרה ואתגר. אז למה שלא נהפוך את החיים שלנו למשחק?
אני התחלתי להתייחס לכל משימה כחלק מ"פרויקט נעמה הגדולה". קצת מטופש, אני יודעת, אבל זה עובד! קניית מצרכים הפכה ל"מסע אספקה", כתיבת מייל הפכה ל"שליחות דיפלומטית". צחוק בצד, זה עזר לי להכניס קצת הומור ושמחה ליום יום.
איך זה עובד בפועל?
- הגדירו את הפרויקט הגדול שלכם: מה המטרה שלכם בחיים? מה אתם רוצים להשיג? (זה יכול להיות דברים גדולים כמו "לכתוב ספר" או דברים קטנים כמו "לשמור על הבית מסודר").
- חלקו את הפרויקט למשימות קטנות: כל משימה קטנה היא צעד נוסף לקראת הפרויקט הגדול.
- תנו למשימות שמות מצחיקים: הכניסו קצת הומור ושמחה ליום יום.
- תגמלו את עצמכם: כל פעם שאתם מסיימים משימה, תנו לעצמכם פרס קטן. (זה יכול להיות כל דבר, מכוס קפה ועד צפייה בפרק של הסדרה האהובה עליכם).
3. ה"דלי" במקום רשימה: שיטה של ג'יליין מייקלס.
שמעתם על ג'יליין מייקלס? המאמנת כושר הקיצונית הזו? כן, דווקא ממנה למדתי משהו מדהים על ניהול משימות. היא טוענת שרשימות "to-do" גורמות לנו ללחץ. הן תמיד ארוכות מדי, תמיד מאיימות מדי. במקום זאת, היא מציעה להשתמש ב"דלי".
הדלי הוא פשוט אוסף של משימות שאנחנו רוצים לעשות, אבל בלי שום סדר או דדליין. אנחנו פשוט "שולפים" משימה מהדלי כשאנחנו מרגישים שיש לנו זמן ואנרגיה. זה נותן לנו תחושת שליטה וחופש. וזה עובד, תאמינו לי. אני אימצתי את השיטה הזו למשימות הפחות דחופות שלי, וזה הוריד לי טונות של לחץ.
הדלי שלי כולל:
- לקרוא את הספר הזה סוף סוף
- לסדר את הארון
- לנסות מתכון חדש
- לכתוב פוסט בבלוג
- להתקשר לחברה שלא דיברתי איתה מזמן
4. טכנולוגיה היא כלי, לא אדון: בחרו מה שעובד בשבילכם (וגם מתי)
אני יודעת שאמרתי בהתחלה ששנאתי את כל האפליקציות, אבל זה לא לגמרי נכון. יש אפליקציות שימושיות, אבל צריך לדעת לבחור אותן. אני אישית משתמשת ב-Trello לניהול פרויקטים גדולים, ובפנקס נייר פשוט לרשימות קטנות.
אבל הכי חשוב, אני מגבילה את השימוש שלי בטכנולוגיה. אני יודעת, זה נשמע מטורף, אבל אני מכבה את הטלפון שלי לכמה שעות ביום, ולא בודקת מיילים בסופי שבוע. זה נותן לי זמן להתנתק, להירגע ולהתמקד בדברים שחשובים לי באמת. מסתבר שגם ניוטון ודרווין האמינו בהפסקות יזומות מהעבודה, כדי לתת לתודעה לשוטט.
טיפ קטן: נסו להשתמש באפליקציה אחת בלבד לניהול משימות, לפחות למשך חודש. אל תעברו מאפליקציה לאפליקציה כל שבוע, כי זה רק יגרום לכם ליותר בלבול.
הכי חשוב: תהיו סבלניים לעצמכם
הדבר הכי חשוב הוא לא להיות קשים עם עצמכם. ניהול משימות הוא מסע, לא יעד. יהיו ימים טובים יותר וימים טובים פחות. יהיו ימים שתסיימו את כל המשימות שלכם, ויהיו ימים שלא תספיקו כלום. זה בסדר.
פעם, קראתי ראיון עם הסופרת אליזבת גילברט ("לאכול, להתפלל, לאהוב"). היא אמרה שהיא לא מנסה להיות מושלמת, היא רק מנסה להיות "קצת יותר טובה" בכל יום. אני חושבת שזה גישה טובה גם לניהול משימות.
אז, קחו נשימה עמוקה, תהיו סבלניים לעצמכם, ותזכרו שהמטרה היא לא להפוך לרובוטים פרודוקטיביים, אלא לחיות חיים מלאים ומאושרים.
ועכשיו, ספרו לי, מה השיטה שלכם לניהול משימות? אשמח לשמוע!
